総務部人事課長　皆上　健一さん

建学80年の歴史がある学校法人亜細亜学園。亜細亜大学開設時に建学精神として打ち出された「自助協力」の精神は今日まで受け継がれています。未来を見据え、時代とともに変化する人事課に求められる役割を全うするため、課題としていた人事課業務の見直し、給与事務の合理化をするべく、JOEの給与計算システム、アウトソーシングサービスなどを導入いただきました。

未来を考え人事課業務の見直しと給与事務の合理化を検討

給与計算をアウトソーシングするに至った経緯をお聞かせください

皆上さん：従来はパッケージシステムを利用していましたが、一般事業会社とは異なる学校という特殊な環境のため、パッケージの導入時に多額の費用をかけて大きなカスタマイズを実施していました。そのシステムが保守切れとなったことから、リプレースの検討を開始しました。当然、同じパッケージでのバージョンアップを真っ先に検討しましたが、当初導入時と同様に、大幅なカスタマイズが必要だと判りました。他のパッケージシステムも調べ、カスタマイズしないでパッケージを利用する・・・つまり業務をパッケージに合わせようとしたのですが、どうしても無理だと判断しました。

多額の費用をかけてカスタマイズしたパッケージシステムも時代の変化とともに使い勝手が悪くなってしまいましたし、未来を考えると人事課に求められる役割も変化していくでしょう。ですからこれを機に人事課の業務を見直しして、給与事務は合理化し、人事課は本来の人事業務に集中すべきと考え、給与計算をアウトソーシングすることにしました。

信頼と実績の安心感。委託範囲も広く合理化が見込めた。

JOEのサービスを選んだ理由をお聞かせください

皆上さん：第一に考えたのは、信頼感です。その点、JOEさんは三井住友銀行系列ということで信頼感がありました。また長年の実績という点でも安心感がありました。

第二に、給与計算アウトソーシングサービスの内容です。さきほどもお話したとおり、本校では給与計算の合理化をねらいとしていました。ひとくちに給与計算アウトソーシングと言ってもサービス内容はさまざまで、他のベンダーさんでは人事課の作業が多く残り、大きな省力化効果が見込めませんでした。その点、JOEさんのサービスは委託範囲が大きく、合理化効果が見込めました。実際、人事課では書類や基礎データをとりまとめ、簡単なチェックだけしてお渡しすればよく、あとはJOEさんがきちんと細かくチェックをしたうえで処理していただけるので、大変助かっています。

残業時間を５割以上削減。業務を計画的に進めることも可能に。

JOEのサービス導入後、どんな合理化効果がありましたか？

皆上さん：まず、給与計算業務にかかわる時間が大きく削減されました。本校の人事課は5名の体制で、毎月の給与計算を含む人事業務全般を担当しています。給与計算や年末調整などで日や月によって人事課の業務量は大きく変わりますが、給与計算をアウトソーシングしたことで、おおむね残業時間が5割以上削減できました。

次に、JOEの給与明細閲覧サービスを導入したことで、印刷や郵送にかかるコストも大幅に削減できました。具体的には、専用のシールプレス機の維持費や用紙代、郵便代です。本校では800名ほどの教職員がおりますが、給与明細や源泉徴収票等を印刷して封入・封緘するための作業時間もなくなりました。

さらに提出物の期限が守られるようになったことで、人事課の業務スケジュールの見通しがたつようにもなりました。従来は、先生方の出勤日がさまざまということもあって、提出期限がなかなか守られないという状況がありました。また書類の記入ミスやモレがあると、人事課が本人に確認のうえ訂正や補記もしていました。こうしたことから、人事課の業務がなかなか計画どおりに進まず困っていました。本学として給与計算をアウトソーシングすることに決定したことで、書類の正確な記入や提出期限に対する意識を教職員に徹底することができ、業務を計画的に進められるようになりました。

コア業務への集中、正確な事務処理を実現。

サービス導入後、業務はどのように変化しましたか？

皆上さん：なにより人事課本来の業務にあたる時間を創り出すことができました。昨今は働き方改革や男女共同参画、教員の子育て問題など人事に関する課題が多くあります。こうした課題にじっくりと取り組む余裕が生まれました。

また、給与計算業務は、税率や社会保険料、制度そのものの変更が毎年のようにあり、専門的な知識が必要です。もちろん人事課でもそうした知識を持って業務にあたっていますが、JOEの給与計算アウトソーシングサービスを利用したことで、ダブルチェックする形となり、単純な時間削減だけではなく、正確な事務処理にもつながっています。