徹底したセキュリティが決め手に！合併を機にフルアウトソーシング化
株式会社URリンケージ

TOP
導入事例
徹底したセキュリティが決め手に！合併を機にフルアウトソーシング化

株式会社URリンケージ　人事部東利樹さん、持田美里さん

UR都市機構の事業に長年にわたり携わってきた株式会社URリンケージは、まちづくり、都市再生の総合コンサルタントです。基盤・建物をハード面から販売面、ソフト面まで多岐にわたり一貫して対応することができる技術力と組織力と、あらゆる分野の課題解決に対応できる蓄積された知恵という強みを生かし、官公庁、公共団体はもちろん、民間の顧客にも役立てる幅広い事業を行っています。
そんな株式会社URリンケージに、合併による企業規模の拡大により、人事労務厚生管理の内製が困難になった際、JOEのアウトソーシングサービスを導入いただきました。

この事例のポイント

課題

合併により企業規模が大幅に拡大。人事労務厚生管理の内製が困難になった
一部アウトソーシングはしていたが、うまく連携できず外注の意味がなかった

解決策

厳しいセキュリティ基準をクリアし、かつ、自社の要望が叶うアウトソーサーを再度探した
多様な雇用形態がある現状に対応すべく、サービスをカスタマイズしてもらった

効果

紙だった出勤簿、給与明細等がデジタル化で便利に。年末調整の申告も楽になった
作業効率が改善され、事故防止にもスピードアップにも。残業はほぼゼロに

合併により、一部アウトソーシングでは限界に

株式会社JOEのアウトソーシングサービスを導入される前は、どのような課題や悩みがありましたか？

東さん：2015年10月に会社合併が行われ、その規模拡大に伴って給与計算等をアウトソーシングする必要に迫られました。

一部アウトソーシングをしていたのですが、フルアウトソーシングではなかったために二度手間三度手間となることも多く、ほぼアウトソーシングしている意味がない状況でした。
具体的には、なるべくこちらの手間が減るような形で給与計算業務をお願いすると、委託先には簡便な情報しか渡さない状態となり、結果としてうまく業務が回らなくなる、したがって業務を回すためには、ほぼこちらで計算して完成した給与情報を渡さなければならないという状況でした。
また、コミュニケーション不足が原因で想定外の手戻りがしばしば発生していました。
こうした現状を変えるべく、もう一度、確実に当社の要望に対応してもらえる委託先を探そうということになりました。

そこからアウトソーシング先はどのようにお探しになりましたか？

東さん：ホームページを検索したり、当社の人事担当者が前職でどんなソフトを導入していたのか、どんな会社に外注していたのか、人事部員みんなの経験談や失敗談を積み重ねて、その失敗を避ける方向で委託先像を絞り込んでいきました。

プライバシーマーク取得に伴う厳しいセキュリティ基準をクリア

アウトソーシング先はどのような点を重視して決めましたか？

東さん：当社はプライバシーマークを取得していて、特にマイナンバーの扱いに厳しい基準を設けておりますので、委託先を選ぶ上でその基準をクリアしていることを重要視しました。色々と調査して、委託先の候補が上がると、直接委託先の営業の方に連絡し、資料をいただいて、それらを比較検討する、という方法で選定を進めていきました。

JOEには、実際に事業所を訪問し、セキュリティ環境をこの目で確かめさせていただきました。セキュリティ装置の数、管理方法など、運営状況を拝見し、これならば安心してお任せできると確信したので、JOEに決めました。

紙だった出勤簿、給与明細、年末調整がデジタル化で便利に

JOEのシステムを利用されることで、便利になった点を教えてください

東さん：JOE導入前は帳票を紙で管理していたので、例えば、残業時間の平均を出す場合、紙から表計算ソフトに手入力で転記した上で算出していましたし、給与明細も印刷されたものを手渡ししていましたので、システムを導入したことで作業効率が改善され、事故防止にも繋がりました。その結果として、残業することもほとんどなくなりました。

また、当社の多様な雇用形態に対応できるように、JOEオリジナルの就業システムをカスタマイズしていただいたので、勤怠管理するうえで非常に便利になりました。

持田さん：JOEのシステムは見やすくて便利です。紙だと目視で個別の情報を探すのが大変だったので、検索をして社員ごとの情報が出せるのはわかりやすく、効率も良くなりました。その他、JOEは積極的な確認をしてくださるので、プロの目線といいますか、私たちでは気付けなかったミスにも気付くことができたりして、一緒に業務を行っていただいている安心感もあります。

顧問社労士事務所もJOEと同じコミュニケーションツールを使って、当社と連携しながら業務を進めてくださるので、社会保険の手続きがダイレクトに給与に反映され、結果として当社から指示出しすることなく、JOEが給与や社会保険料の計算を正確に実施してくださるので、すごく助かっています。また、年末調整もWebになったことで申請がやりやすくなりました。