ヤーマン株式会社　財経部 佐藤 加代子さん

美容家電のパイオニアとして、数々の美容健康機器と化粧品を開発・製造・輸入販売しているヤーマン株式会社。商品は全国の直営店、百貨店、家電量販店などで取り扱われるほか、直営店や百貨店での常設店舗をオープンするなどし、知名度を上げてきています。海外でも美容機器販売を展開するなど、事業規模も急成長している中、煩雑化した給与計算などには課題を抱えていました。そんなヤーマン株式会社に、JOEの給与計算システム、アウトソーシングサービスなどを導入いただきました。

 地方の販売員が増えた結果、紙でのやり取りが業務を圧迫

アウトソーシングされた経緯について教えてください。

佐藤さん：ここ数年で事業規模が急速に拡大し、拠点数や事業部数も増え、社員数は一気に100人弱増えました。地方の販売員数も増え、職種や給与、勤務時間などもバラバラで、残業代の管理など給与計算も煩雑になっていました。

現在、給与計算対象人数は400人弱です。これまでは給与明細等もすべて紙で、扱う件数と遠方とのやり取りが増えたことで手間が増大していました。年末調整時期には紙の申告書を郵送し、記入後の回収も郵送、そこからチェックして、と非常に大変でした。

ただ、課題が出てから導入までには時間がかかったと聞いています。

佐藤さん：以前からアウトソーシングしたいという話はあったのですが、勤怠の締め日が15日締め当月25日払いとスケジュールがタイトだったので外部委託することが難しく、このスケジュールに合うサービスを見つけられずにいました。また、アウトソーシング先とやり取りする手間であったり、書類やフォーマットを揃えたり、事前打ち合わせが何ヶ月も続いたりと、アウトソーシングを始めるには労力が掛かるのではないかと思い込んでいたので、二の足を踏んでいたところもありました。

昨年、締め支払い日を変更し、月末締め翌月払いとスケジュールに余裕が生まれ、アウトソーシングできる状態になりました。総務部でも勤怠管理や残業計算が大変になっており、早く始めようという上司の一声もあって、昨年末には契約が決まり、約半年後の当社の年度切り替え時期の5月本稼働で導入することになりました。

とことん電話で確認し、わかりやすかった価格設定が決定打に

3社の候補からご検討いただいたそうですが、JOEに決めた理由を教えてください。

佐藤さん：給与計算アウトソーシング企業3社と会い、お話を聞いた上でJOEに決めました。もともとお付き合いのある三井住友銀行のグループ会社であり、3～4年前から営業の方からパンフレットをいただいたり、サービス内容を伺ったりしていました。

大手銀行のグループ会社で、多くの実績があるという安心感もありましたが、決め手は、他社と比べて金額面が細かく設定してあり、わかりやすかったことです。給与計算や年末調整が、何名当たりでいくらであるかが明示されていました。初期設定の金額も、他社だと例えば「サポートが１時間いくら」という設定だけだと、実際何時間かかり、総額がいくらになるのだろうかと不安でしたが、そのあたりの金額設定もJOEはわかりやすかったことが大きいです。

また、導入時に専属サポートが付くのも安心材料でした。実際、見積書だけではわからなかった部分、これはどこまで対応していますかとか、この業務は入っていますかということを電話で問い合わせをした際にも、快くわかりやすく対応してくれました。

懸念されていた、移行にかかる工数はいかがでしたか。

佐藤さん：非常にスムーズで、2～3ヶ月やり取りが続いて大変というイメージは取り越し苦労でした。最初に、5月本稼働から逆算したスケジュールをJOEからいただいて、例えば1月に各種規定を提出してください、何月までに何を提出して欲しいですなどと事前に提示してくださり、スケジュール通りに導いていただけました。給与計算システム部分に関しても月1〜2回ぐらいの打合せとデータのやり取りだけだったので、非常に楽でした。

業務量が大幅に減らせ、年末調整の時期にも余裕が生まれた

JOEにアウトソースされたことで、どのような効果がありましたか？

佐藤さん：JOEへのアウトソーシングによりデジタル化も実現したので、給与明細の印刷から封筒入れ、郵便のポストインといったアナログ業務が減って楽になりました。2～3日分の作業量が丸々削減された感じです。特に、年末調整は非常に楽でした。今まで、おおよそ1ヶ月間ぐらいは、毎日残業したり、休日の出勤もあったり、業務に追われる日々だったのですが、今年はJOEにお任せできたので残業が大幅に減って余裕が生まれました。

年末調整前に実施した社内アンケートでも、年末調整はWeb申告にならないか、という希望があがっていたので、今回それが叶えられ、社員たちも助かっていると思います。

最後に、これからの課題やJOEに期待することを教えてください。

佐藤さん：今で十分満足しています。給与計算だけでなく、JOEは給与振込まで一括でやってくれますし、住民税納付もデータ送信までやってくれるので、その業務もなくなりました。年末調整のデジタル化も含め、JOEに全部やっていただいている状態なので、これ以上の望みは今のところないです。不明点があれば何度も電話してしまいますが、快く受け答えしてくれて、本当に助かっています。

ヤーマン株式会社

所在地

東京都江東区東陽2-4-2 新宮ビル（本社営業所）

事業内容

美容健康機器の研究開発・製造・輸出入販売など

従業員数

359人（2022年4月時点）

URL

https://www.ya-man.co.jp/