コラム
給与計算を効率化・自動化する方法とメリットと注意点
2023.09.21
給与計算業務は、従業員の生活や従業員と会社との信頼関係にかかわる重要な業務です。
しかし、業務内容は煩雑になりがちで、手作業ではミスや漏れが発生する恐れがあります。給与計算のミスや漏れを防止するためには、ITツールの活用などによる効率化・自動化で、正確かつ効率の良い作業を検討してみることが大切です。
今回の記事では、給与計算業務を効率化・自動化する方法についてまとめました。
それぞれのメリットや注意点についても解説します。
給与計算を効率化・自動化する方法
給与計算業務を効率化・自動化する方法は、大きく分けて以下の2通りの方法があります。
給与計算システムの見直し
給与計算システムは、手入力で行っていた計算の自動化や、勤怠情報の自動集計により、給与業務を効率化してくれるツールです。
これまで業務を手作業で行っていた場合は、システム導入によって大幅に効率化・自動化を進めることができます。手入力によるミスや、法対応などの課題も克服できるのも大きなメリットです。
また、すでに給与計算システムを導入しているものの、さらなる効率化を目指したい場合は、以下のような点に重点を置き、システム見直しを検討してみましょう。
- 勤怠管理システムなどの既存の人事システムとの連携
- 自社の現状に合ったシステムか（現行のシステム導入時と現状の乖離）
- サービス範囲の広い給与計算システムかどうか
給与計算業務をアウトソーシング
アウトソーシングとは「業務を外部に委託する」という意味です。重要性の高いほかの仕事にリソースを集中させるために、給与計算業務をアウトソーシングする方法もあります。
高い専門性を持つ業者に給与計算業務を委託することで、それまで必要になっていた工数や人材コストも削減できます。その分、組織全体の生産性の向上も期待できるでしょう。また、頻繁に改正される労働や税金に関する法令の情報をキャッチアップする手間も省けるようになります。
給与計算の効率化・自動化を行う際の注意点
給与計算業務の効率化・自動化を目指す上で、自社で必要となる確認事項や取り組み、注意点について解説します。
業務内容とボリュームの棚卸を行う
給与計算業務のシステム化または外注を行う場合、どちらにおいても自社の業務内容を事前にしっかりと洗い出すことが重要です。
業務内容をリストアップすることはもちろん、それぞれの業務工数やボリューム、属人化している業務がないかなど、解決したい課題も確認しておきましょう。
自社のワークフローに合わせたシステムを導入する
給与計算システムを導入する場合は、自社のワークフローや既存のシステムに合ったものを選ぶようにしましょう。
給与計算システムは、サービスや商品、プランによってさまざまな機能があります。
システム化したい業務、克服したい課題に対応しているかはもちろん、実際に自社で導入した場合に、社内のスタッフが使いこなせるかどうかを見極めることも重要です。
信頼できるパートナーを見つけることが大切
給与計算システムの導入、アウトソーシングのどちらにおいても、最も重要なのは「信頼できるパートナーを選ぶこと」です。
給与計算システムであれば、導入時・導入後のサポート体制や、自社に適応したシステムを構築できるかなど、柔軟かつ手厚いフォローを行ってくれるサービスを選ぶとよいでしょう。
アウトソーシングの場合も、専門性や安全性が高いことはもちろん、入念なヒアリングを通し、自社の課題や外注するデメリットを克服してくれるサービスであればより安心です。信頼できるサービスを提供してくれるパートナーを選びましょう。
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