コラム
BPOのメリット・デメリットは？ どんな業務が対応できる？
2024.04.15
BPOとは、業務の一部を外部の会社へと委託することです。企業が活用することで、業務品質の向上や、コスト削減などのメリットがある一方、知っておくべきデメリットも存在します。今回の記事では、BPOのメリット・デメリット、対応できる業務範囲などについて解説します。
BPOのメリット
BPOを活用するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。
コア業務へのリソースの集中
業務の一部をBPOによって外注することで、企業側の業務負担が軽減されます。その分、コア業務にリソースを集中させられる点は大きなメリットです。コア業務に取り組める時間が増えれば、企業全体の生産性の向上が期待できるでしょう。
業務プロセスの最適化
BPOでは導入前に、担当者がヒアリングや調査を通じて対象の業務プロセスを整理していきます。この段階で、自社が対応していた際に明確でなかった業務の問題点や、抱えていた課題の解決策が見つかることも少なくありません。高い専門性を持つ委託先を選べば、プロフェッショナルの視点から業務を見直し、最適化させることも期待できます。
業務品質向上
BPOによって外部に業務を委託することで、業務品質の向上も期待できます。委託先の担当者は、その業務に精通したプロフェッショナルです。BPOの導入は、自社にリソースを生みながら、業務品質の向上も期待できる点が大きなメリットとなります。
コストの削減
業務分野や範囲によってはBPOを活用することで、コストの削減も可能です。費用変動に対応したBPOであれば、閑散期などの料金が発生しない時期は無駄なコストを削減できます。導入時は初期費用が発生するものの、長期的に見れば自社で人材を確保するよりコストをおさえられるケースもあるでしょう。
また、工夫次第ではより大幅なコスト削減も可能です。例えば、BPOによって電話応対が不要になる場合、業務全体をフルリモートに移行することも検討できます。オフィス自体を用意する必要がなくなれば、コストを大きく削減できるでしょう。日本と比較して人件費の安価な海外のBPOサービスを利用することで、コスト削減を目指す方法もあります。
属人化の防止
自社で専門的な業務を担当している場合に発生しやすいのが、業務の属人化という課題です。特定の人物だけが豊富な知識やノウハウを備えている状態だと、急な退職があったり、教育や引き継ぎにコストがかかったりと、さまざまな支障が発生します。
専門的な業務を外部に委託するBPOは、そうした社内の特定の人物に対する属人化を防ぐ手段の一つです。
BCP対策
「BCP」とは、災害などの影響で企業に万が一のことが発生した場合に、従業員の雇用を守る方法や、事業を復興させていく方針を定めた計画のことです。
BPOを活用していれば、万が一自社が被災した場合でも、通常どおり事業を継続できる可能性が高まります。BPOを利用すること自体が、BCP対策の一つにもなりうるのです。
BPOのデメリット
BPOを利用するデメリットについても解説します。
社内にノウハウが蓄積しづらい
業務の一部を外部に委託することによるデメリットは、業務ノウハウが社内に蓄積しづらい点が挙げられます。一度業務を外部に任せてしまうと、再度業務を自社で行う必要性が発生した場合などに、ノウハウを生かすことができません。
BPOを導入する場合は、委託先とのこまめなコミュニケーションや情報共有を心がけることで、自社でも少しずつノウハウを吸収していく姿勢が求められます。
コミュニケーションコストが増える可能性がある
自社で業務を行っている場合と比べ、BPOを利用している場合はコミュニケーションコストが増える可能性がある点もデメリットの一つです。
例えば、特定の業務に変更点が生じた場合、自社であれば迅速に変更対応が可能であるものの、BPOを活用している場合は変更を伝え、対応してもらうための時間と手間が余計にかかる心配があります。
情報漏洩のリスクがある
BPOによる情報漏洩リスクについても理解しておく必要があります。BPOでは、自社の情報を外部に共有することが不可欠です。委託先にセキュリティ体制が整っていない場合、情報が外部に漏れてしまうことも懸念されます。BPOの際は、委託先に十分なセキュリティ管理体制が整備されているかを必ず確認しましょう。
BPOで対応できる業務
ここからは、BPOで対応できる業務の具体例をご紹介します。
バックオフィス業務
BPOでは、人事、総務、経理などのバックオフィス業務を委託できます。それぞれの業務に精通したプロフェッショナルに業務を任せられることから、業務品質を向上させながら、自社の人材をコア業務に集中させられるでしょう。
例えばJOEでは、「人事給与業務アウトソーシング（BPO）」サービスを展開しています。人事部門は特に、採用・配置、評価・育成、処遇・労務管理など、働く人に関わる幅広い業務を抱える領域です。人事給与業務に長年携わり、数多くの企業をサポートしてきた経験を持つJOEのBPOでは、豊富な実績とノウハウを生かし、業務代行はもちろん、業務の見直しなどのコンサルティング・改善提案も提供いたします。
コールセンター・ヘルプデスク
日々さまざまな問い合わせが発生し、業務が煩雑になりがちなコールセンター・ヘルプデスクも、BPOで外注が可能です。「すばやく対応してほしい」という問い合わせ者のニーズにも応えながら、自社の業務負担の軽減にもつながります。また、外注によってオフィスの設置が不要となれば、フルリモートワークへの切り替えなど、多様な働き方に対応するための大きな一歩にもつながるでしょう。
企業の業務の一部をBPOによって外部に委託することは、企業の業務負担を減らす以外にも、さまざまなメリットがあります。一方で、BPOのデメリットについても理解しておくことが重要です。長所・短所の両方を理解した上で、メリットが最大限生かせる委託先を選択しましょう。
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