コラム
給与計算を外注するメリット・デメリットとは？
2023.09.21
給与計算業務は、どんな企業にとっても欠かせない業務です。しかし、給与計算は業務範囲が多岐にわたり、専門知識も必要なため、人材不足や属人化など多くの課題が生じがちです。
その課題を解決するための手段として、給与計算業務の外注化があります。
今回の記事では、給与計算を外注するメリット・デメリットについて解説します。
給与計算の外注化とは
給与計算の外注化とはどの様な内容で、どんな仕事を依頼できるのでしょうか。まずは、詳しく解説します。
給与計算の外注化とは
給与計算における外注化とは、従業員の給与・賞与計算のほか、それらに付随する年末調整などの業務を外部に委託することです。
煩雑な給与計算業務を外部に委託することで、人事部門や担当者の業務負担を削減できます。それに伴い、業務効率化や労働コストの削減も期待できるでしょう。
外注に回せる具体的な仕事
給与に関する業務は多岐にわたりますが、その中で外注できる主な業務には以下のようなものがあります。
- 給与計算
- 賞与計算
- 振込・納税
- 年末調整
- 住民税の計算
- 社会保険に関する業務
など
サービス範囲は外注先のアウトソーシング会社によって異なりますが、毎月の給与計算から、納税や保険に関する業務まで、トータルで外部委託できるものもあります。
給与計算を外注するメリット
これらの給与計算にかかわる業務を外注するメリットは、大きく分けて以下の4つです。
コア業務にリソースを集中できる
給与計算にかかわる業務は、毎月・毎年のルーティーンとして定型化されたものも多いです。それらを外部に委託することで、空いた時間でコア業務に集中することができます。
コア業務にリソースを集中させることができれば、人事部門の生産性も向上します。
人材不足の解決にもつながるでしょう。
教育コストの削減になる
給与計算業務は、年末調整や納税にかかわる内容など、専門知識が必要となる分野もあります。自社で適切に業務を進めるためには、専門知識を有する従業員の確保や、従業員への教育が求められます。
しかし、給与計算の外部委託ができれば、教育や人材確保のコストを大きく軽減できるでしょう。専門知識を持つプロに任せられるため、繁忙期などでも安心です。
法令の改正に対応できる
給与や税金に関しては、頻繁に法令の改正が行われます。法改正の都度、適切に法制度へ対応していくためには、それらをキャッチアップできる専門知識を有する人材の確保が不可欠です。
給与計算の外注では、最新の法令の知識を持った給与計算のプロが業務を進めます。自社のスタッフは法令の詳細まで理解する必要がなくなるため、学習に時間がとられず、重要度の高い業務に集中できます。
繁忙期と閑散期における業務量の平準化
給与計算業務は、繁忙期と閑散期で業務量に偏りが出るのも大きな課題です。
特に年末調整や賞与の時期には、通常よりも多くの人員を確保しなければならないなど、忙しさの波が大きい企業もあるかもしれません。
給与計算業務を外注化すれば、給与計算業務によって発生する繁忙期や閑散期の影響を避けられます。業務量を平準化でき、進められる業務の幅も広がるでしょう。
給与計算を外注するデメリット
給与計算の外注には、デメリットも存在します。
外部委託をする前に、問題点についても理解しておきましょう。
社内にノウハウを蓄積しにくい
外部に業務委託することで、給与計算業務に関するノウハウが社内に蓄積されづらくなるという問題があります。万が一、なにかのトラブルなどにより委託先で業務が行えない事態になった場合、急遽社内で対応が必要になる場合があります。そうした緊急時に社内にノウハウがなければ、社内での対応が不可能になります。
社内ノウハウの蓄積に不安がある場合は、自社内にもノウハウを残せるように配慮した外注サービスが良いでしょう。
たとえば、JOEの人事給与業務アウトソーシングサービスでは、導入時の入念なヒアリングを通して、業務マニュアルを作成します。自社内で「暗黙のルール」「例外処理」となっているような給与計算式も明文化することで、給与計算業務のブラックボックス化を防ぎ、社内業務の可視化や属人化の防止を目指します。
情報漏洩のリスクがある
給与計算を外注する際は、情報漏洩などの心配がない、信用できる委託先かどうかを確認しましょう。プライバシー管理体制や業務体制などをしっかりと確認した上で、できる限りリスクが少なく、信用できる外注先を選ぶことが重要です。
すべての業務を外注化できるわけではない
アウトソーシング会社とはいえ、給与計算にかかわるすべての業務を外注化できるわけではありません。サービスや商品によっては、できる業務が限られている場合や、受け入れているサービスの幅が狭いことも考えられます。
まずは自社で外注したい業務や克服したい課題を洗い出してみましょう。
それらを網羅できるサービスや機能を備えているかどうかを、判断基準の一つにすることをおすすめします。
今回は、給与計算の外注化に関する情報を解説しました。
給与計算の外注は、信頼できる委託先を選べば大幅な業務効率化につなげられます。
検討する際には、こちらの記事を参考にしてください。
JOEが提供している人事給与業務アウトソーシングは、業務の平準化・主要業務への集中を実現することはもちろん、人事給与業務に携わって50年、数多くの企業様とお取り引きしてきた経験から培ったノウハウで、業務の見直しなどのコンサルティングや改善提案を提供いたします。
サービス内容について詳しくは「人事給与業務アウトソーシング（BPO）」のページをご確認ください。
