コラム
給与計算業務の流れは？ 基本の手順と業務効率化のポイント
2023.10.04
従業員に毎月振り込まれる給与の金額は、基本給はもちろん、手当や保険料、控除額の計算などを経て算出されています。こうした緻密な集計・計算や確認が求められる給与計算は、難しさを感じやすい業務です。
今回の記事では、給与計算業務に初めて携わる方向けに、給与計算の基本的な流れや業務上の注意点についてまとめました。業務を効率化するためのポイントも含めて解説しているので、参考にしてください。
給与計算業務の流れ
まずは、給与計算業務のおおまかな流れを解説します。
総支給額の計算
まずは従業員の勤怠情報を集計し、総支給額の計算を行います。
総支給額を算出するためには、以下3つの情報が不可欠です。
- 基本給：手当などを除いた基本賃金
- 手当：勤務状況に応じて支給される給与
※時間外勤務手当（残業代）、通勤手当、住居手当などが該当します。 - 欠勤控除：欠勤、遅刻、早退などによって発生する差引
基本給に手当を加えた上で、欠勤控除を差し引いた金額が総支給額となります。
【計算式】
総支給額＝基本給＋手当－欠勤控除
社会保険料・雇用保険料の算出
次に、各従業員が負担している社会保険料・雇用保険料を算出します。
従業員が負担する社会保険
- 健康保険
- 厚生年金保険
- 介護保険
各保険料は、毎年4〜6月の給与報酬の総額を平均した「標準報酬月額」に、保険料率をかけた金額です。また、雇用保険料は「総支給額」に保険料率をかけた金額となります。
算出した社会保険料・雇用保険料は、先ほどの総支給額から差し引く必要があります。
税金の控除額の計算
従業員の所得税と住民税は、毎月の給与から天引きされる場合がほとんどです。そのため、各従業員の税金控除額を計算します。
【計算式】
所得税の課税対象額＝総支給額―非課税手当―社会保険料・雇用保険料
従業員の手当の中には、所得税の課税対象とならない「非課税手当」があります。総支給額から、非課税手当と社会保険料・雇用保険料を差し引いた金額が、所得税の課税対象です。
なお、住民税に関しては、毎年5～6月頃に従業員が居住している自治体から住民税の決定通知書が企業に送られます。通知書に記載された月額を控除として入れるため、企業側で算出する必要はありません。
労使協定による控除額を計算
労使協定とは、労働者と雇用主の間で交わされる、仕事に関する約束事です。労働基準法などの法的な決まり以外に、この労使協定でも控除項目が設けられている場合があります。
労使協定で定められている「控除項目」の例
- 労働組合費
- 社宅などの利用費
- 社内での親睦会費
- 財形貯蓄 など
それぞれの会社によって項目が異なるため、忘れずに対応しましょう。
支給額の算出
最後に、従業員へ実際に支給する金額を算出します。
【計算式】
支給額＝総支給額―保険料―税金―労使協定で定められている控除額
基本的には、給与の支給は金融機関を介して振り込まれます。また、従業員に渡す給与明細の作成・配布なども必要です。
給与計算業務のポイント
細かい数字を扱う給与計算業務は、緻密でコツコツとした作業が求められます。しかし「細かい作業でありながら、ミスが許されない」「集計作業量が膨大で時間がかかる」などの難しい点も多く、課題を抱えている企業も多いかもしれません。
給与計算業務においては、以下のようなポイントをおさえた快適な業務環境を整えることが重要です。
- 人為的なミスが発生しない仕組みになっている
- 効率的に業務が行える
- 属人化せず、誰でも同じように業務を行うことができる
給与計算を効率的に行うには
効率的かつミスの少ない業務環境にするためにおすすめなのが「給与計算システム」または「給与計算アウトソーシング」を利用することです。
給与計算システムは、従業員の勤務時間や残業時間、休暇の取得状況や必要な手当に基づいた給与計算が行えるシステムです。基本給や手当はもちろん、税金や控除額も、法制度にのっとって自動的に算出できるため、大幅な業務効率化が期待できます。また、手作業で発生しがちなミスの防止にもつながります。
一方、給与計算アウトソーシングは、給与計算業務の「外部委託」を意味します。煩雑な給与計算業務を外部に委託することで、人事部門や担当者の業務負担を削減できます。それに伴い、業務効率化や労働コストの削減、ミスの発生防止が期待できるでしょう。
給与計算システムならJOE
JOEでは、給与計算業務をより快適にする「給与計算システム」「給与計算アウトソーシング」の両方を提供しています。多くの企業の人事給与業務に長年携わってきた経験から培ったノウハウを活かしたサービスが豊富です。
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またアウトソーシングにおいては、自社に合わせたオーダーメイドの給与業務代行が可能です。業務の外注化によって、コア業務への集中、属人的な運用の解消、セキュリティ強化などの効果が期待できます。また、業務の見直しなどのコンサルティング・改善提案にも対応しています。給与計算に関わる業務環境を改善したい場合は、JOEのサービスについてもぜひご検討ください。
今回は、給与計算業務の流れについて解説しました。緻密な計算や配慮すべき法令や決まりが多く、煩雑になりがちな給与計算においては、効率的かつミスを防止できる業務環境を整えることが大切です。
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