コラム
そろそろしたい給与明細の電子化！ 導入方法やメリットなど
2024.09.03
DX推進が注目される昨今、多くの企業が給与明細の電子化を検討していることでしょう。この記事では、給与明細を電子化するための具体的な導入方法、メリットと注意点、システム選びのポイントについて詳しく解説します。
給与明細の電子化を検討している企業の皆様にとって、役立つ情報を提供しますので、ぜひ参考にしてください。業務効率化とコスト削減を実現するために、給与明細の電子化を成功させるための重要なポイントを押さえましょう。
給与明細の電子化が必要とされる理由
給与明細の電子化は、近年の社会情勢により必要とされるようになりました。まず、働き方改革とDXの推進が背景にあります。テレワークの普及やフレックスタイム制の導入など柔軟な働き方が求められる現代において、従業員がどこからでも給与明細を確認できる電子化は不可欠です。
次に、雇用形態の多様化も大きな要因です。フルタイムの正社員だけでなく、短時間勤務、パートタイマー、フルリモート勤務など、さまざまな働き方が増える中で、給与明細の配布方法も柔軟に対応する必要があります。電子化によって、異なる雇用形態のすべての従業員に迅速かつ確実に給与明細を提供することが可能になります。
さらに、SDGsの観点からペーパーレス化の推進も挙げられます。ペーパーレスは、紙の使用量を削減し、環境保護に貢献する取り組みです。企業が持続可能なビジネスを追求する一環として、給与明細の電子化が推奨されています。このように、給与明細の電子化はさまざまな面で重要な役割を果たしています。
給与明細の電子化を進める方法
給与明細の電子化をスムーズに進めるためには、以下のステップに従って実施することが大切です。ここでは、電子化を進める方法について、順序立てて解説します。
電子化する範囲を決定する
まず、給与明細の電子化を進めるにあたり、どの範囲までを電子化するかを決定しましょう。給与明細だけでなく、源泉徴収票や賞与明細、給与改定通知書などの書類も電子化に含めるかを検討します。電子化の機会を最大限に活用するため、可能な限り広い範囲を電子化するのがおすすめです。
また、電子化の対象となる従業員の範囲も事前に検討しておくことがおすすめです。すべての従業員に対して電子化を実施できない場合には、紙でも交付できる体制を整えておく必要があります。電子化する範囲を明確にすることで、必要なツールやシステムの選定がスムーズに進むでしょう。
従業員から電子化への同意書をもらう
給与明細を電子化する際は、従業員の同意を得ることが所得税法において義務づけられています。従業員に対して、給与明細電子化のメリットやセキュリティ対策について理解を得る機会を設けて、「給与明細電子化の同意書」を準備しましょう。
同意書は、書面でも電子文書でも構いませんが、「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者等の氏名」などを入力してもらい、承諾を得る必要があります。同意書のテンプレートは、インターネット上でも入手可能です。
なお、同意が得られない場合には、紙での交付を継続しなければならないため、企業は従業員の不安を解消するよう丁寧な説明を実施するよう努めましょう。
給与明細の電子化ツール・システムを選択する
最後に、給与明細を電子化するためのツールやシステムを選定しましょう。その際には、自社のニーズに合った機能が備わっているか、操作性が良いか、セキュリティ対策が万全か、サポート体制が充実しているかを確認することが重要です。この機会に、給与計算システムと一体化したWeb給与明細電子化ツールに変更するのも1つの方法です。
また、導入時のイニシャル費用やランニング費用を事前に確認し、費用対効果を検討することも重要です。多くのツールやシステムでは導入前に無料相談ができるため、実際の操作感や自社の条件と合致するかを確認しながら、慎重に決定すると良いでしょう 。
給与明細を電子化するメリット
給与明細を電子化することには、多くのメリットがあります。ここでは、業務効率化、コスト削減、紛失リスクの防止、どこからでも閲覧可能という4点のメリットについて解説します。
業務効率化が期待できる
まず、業務効率化が期待できる点がメリットです。給与明細を紙で準備する場合、専用用紙への印刷、封入・封かん、各従業員への配布といった手作業が必要になります。従業員数が多い企業では、給与明細の作成と配布に1日かかってしまうこともあるでしょう。
給与明細を電子化すると、データをアップロードしてチェックするだけで、ワンクリックでメール配信が可能です。さらに、支給日を設定しておけば自動でシステムからメールが配信される機能もあります。これにより、一連の業務フローが大幅に短縮され、管理業務の効率化が図れるでしょう。
コスト削減につながる
次に、コスト削減も大きなメリットとして挙げられます。給与明細を電子化することで、印刷代や用紙代、封筒代、郵送費用などを削減できます。給与明細には個人情報が含まれるため、専用用紙を使用する企業が多いですが、これもコストがかさむ原因となります。特に、大人数の従業員を抱える企業では、このようなコストが積み重なると大きな負担になるでしょう。
電子化により、これらの費用が一切かからなくなる上、作業にかかる人件費も削減できます。給与明細ツールやシステムの導入費用と比較しても、全体のコスト削減となるケースがほとんどです。また、書類の保管場所が不要になるため、オフィスの省スペース化にもつながります。
紛失のリスクを防げる
紙の給与明細は紛失のリスクがありますが、電子化すると給与明細の紛失リスクを大幅に軽減できる点もメリットの1つです。電子給与明細は、データとしてクラウドや社内システムに保存されるため、物理的な紛失の心配がなくなります。また、適切なセキュリティ対策を施したシステムを導入すると、データ漏洩のリスクも最小限に抑えることが可能です。
さらに、給与明細の電子化は、封入や配布の誤りといった人為的なミスを減らす効果もあります。給与明細は従業員の個人情報を含む重要な書類であるため、ミスは従業員の信頼を損なう原因にもなります。管理業務の効率化に加えて、企業への信頼感向上にも寄与するでしょう。
場所を選ばずに確認できる
給与明細の電子化により、どこにいても給与明細を確認できるようになる点は、従業員にとって大きなメリットです。インターネット環境があれば、パソコンやスマートフォン、タブレットからいつでもアクセス可能です。テレワークや出張中でも給与明細を確認できるため、利便性が非常に高まるでしょう。
また、人事部門にとっても、従業員が自分で給与明細を確認できるため、質問や問い合わせの減少につながります。電子化によって、従業員の働きやすさが向上し、より柔軟な働き方を支援できます。これにより、従業員満足度の向上にも寄与するでしょう。
給与明細の電子化における注意点
給与明細の電子化には多くのメリットがありますが、導入にあたっては注意すべき点もいくつか存在します。ここでは、システム導入に必要なコストの把握、従業員の同意を得られなかった場合の対応、社内システムが使用できない従業員への対応、システム障害の際の対策について解説します。
システム導入に必要なコストを把握しておく
まず、給与明細の電子化に必要なコストを事前に把握しておきましょう。新たなシステムを導入するため、イニシャル費用とランニング費用の両方を確認することが必要です。イニシャル費用には、システム初期導入費用や設定・導入に伴うサポート費用が含まれます。選ぶシステムによっては、初期費用が発生しない場合もあります。
ランニング費用には、システム利用料や保守・運用費用が含まれます。多くのシステムは従業員数や給与明細のアップロード数に応じた料金体系を採用しているため、従業員が多いほど費用が増加する可能性が高いです。費用対効果を慎重に検討して、適切なシステムを選定することが重要です。
従業員の同意が得られなかった場合の対応を検討する
前述した通り、給与明細を電子化するには、所得税法で従業員の同意が必要です。全従業員の同意を得るためには、企業として一貫した姿勢と努力が求められます。電子化のメリットやセキュリティ対策を丁寧に説明し、従業員の理解と納得を得ることが重要です。
同意を得られない従業員には、理由を聞き取り、不安や疑問を解消するための対策を講じましょう。電子システムに不慣れな従業員には、トレーニングやサポートの時間を設けるのも有効です。それでも同意を得られない場合、その従業員には紙の給与明細を交付する必要があります。従業員個別に対応できるフレキシブルなシステムを導入し、紙の給与明細を印刷できる体制の整備が求められます。
社内システムが使用できない従業員への対応を検討する
システムが使用できない従業員への対応検討も必要です。すべての従業員がパソコンやスマートフォンを持っているわけではありません。プライベートで端末を持っていない従業員がいる場合、対応を考えておかなければなりません。
また、給与明細システムにアクセスするIPに制限をかける場合、業務でパソコンを使用しない者など、社内システムにアクセスできない従業員の確認も必要です。これらの従業員には、紙の給与明細を発行できるよう体制を整える必要があります。また、従業員が給与明細を確認できる環境を提供するなど、代替手段を検討することも一案です。
システム障害の際の対応策を用意しておく
最後に、給与明細の電子化に伴うシステム障害への対応策を用意しておきましょう。システム障害発生時の対応フローを確立し、関係者への連絡手順を明確にしておく必要があります。障害が発生した際に誰に連絡するか、どの順序で対応するかをあらかじめ決めておくと、混乱を防ぎスムーズな対応が可能です。
また、定期的なバックアップの取得も重要です。システム障害が発生した場合でも、最新のデータを保持していれば迅速に復旧作業を行えます。さらに、障害が長引く場合に備えて、紙の給与明細を緊急で発行できる体制を整えておくと良いでしょう。
給与明細を電子化する際のシステム選びのポイント
給与明細を電子化する際には、システムの選定が重要です。ここでは、自社のニーズに合った機能、操作性の良さ、セキュリティ体制、サポート体制という4つのポイントについて解説します。ポイントを考慮することで、自社に最適なシステムを選定できるでしょう。
自社のニーズに合った機能を備えているか
まず、自社のニーズに合った機能を備えたシステムかどうかを確認することが重要です。例えば、給与明細の電子化だけでなく、源泉徴収票や年末調整書類などの他の書類も電子化する場合、それに対応したシステムを選定する必要があります。外国人スタッフが多い企業では、多言語対応機能も求められます。
また、既存の給与計算システムとスムーズに連携できるかも大事なポイントです。給与計算から明細発行まで一貫して行えるシステムや、人事・労務管理全般をカバーするシステムもあるため、場合によっては一体化した電子化ツールに変更するのも良いでしょう。業務プロセスを確認し、必要な機能をリストアップした上で、自社の業務範囲に合ったシステムを選ぶのがおすすめです。
操作がしやすいか
次に、システムの操作性も大切なポイントです。給与明細の電子化システムは、管理者だけでなく従業員も利用するため、誰でも簡単に操作できる、使いやすい画面が求められます。
直感的で操作しやすいシステムであれば、人事部門の説明や従業員のトレーニング時間を短縮し、業務効率化を図れます。操作画面がシンプルで、必要な情報に迅速にアクセスできるかどうかを確認しましょう。システムの営業担当者へデモを依頼したり、無料トライアルを活用したりして、実際の操作感を試してみるのも良い方法です。
セキュリティ体制が万全か
給与明細には個人情報が含まれているため、セキュリティ体制が万全であるシステムを選ぶことが不可欠です。まず、データの暗号化は必須です。送受信時や保存時に暗号化が施されると、不正アクセスを防げます。また、アクセス制御機能も重要です。従業員ごとにアクセス権限を設定し、必要な情報だけにアクセスできるようにするなど、内部からの情報漏洩リスクを軽減する機能が必要です。
さらに、ログ管理機能を備え、誰がいつ、どの情報にアクセスしたかを記録し、監視することも推奨されます。最後に、セキュリティアップデートが定期的に提供され、常に最新のセキュリティ対策が講じられるシステムを選ぶと良いでましょう。
サポート体制が充実しているか
給与明細システム導入後のサポート体制も重要なポイントです。導入時だけでなく、運用中に発生する問題に迅速に対応してもらえるサポートが求められます。まず、システムの導入・設定時には、専門的なサポートが提供されることが理想です。導入初期におけるトレーニングや設定の支援があれば、スムーズにシステムを稼働させられます。
稼働後は、ヘルプデスクやチャットサポートなど、何かあったときもすぐに問い合わせに応じられる体制が整っているかを確認しましょう。特に給与計算は締め日があり、トラブルが発生した際の迅速な対応が求められます。口コミや評価を参考にし、実際のユーザーからのフィードバックを確認することで、信頼性の高いサポートを提供するベンダーを選定しましょう。
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また、システム導入時のサポートや、導入後の保守・運用支援も充実しているため、安心して利用が可能です。JOEの給与計算システムは、企業の給与管理業務を総合的にサポートし、給与計算を“見える化”する強力なツールです。
給与明細の電子化を、そろそろ進めてみませんか？
この記事では、給与明細の電子化について、進め方やメリット、システム選定のポイントについて解説しました。業務効率化やコスト削減、紛失リスクの防止、利便性など、現代の多様な働き方に対応する多くのメリットがあるため、導入を検討してみてください。
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