コラム
給与計算が難しいと感じる理由とシステム導入で改善できること
2023.10.04
従業員の給与にかかわる給与計算業務は、ミスに対して厳しい仕事です。その上「集計・管理が煩雑」「把握しておくべきルールが多い」など、対応すべき課題が多く、難しいと感じることも少なくありません。こうした給与計算業務の課題を改善するための手段として、給与計算システムの導入が挙げられます。今回の記事では、給与計算が難しいと感じる理由とシステム導入で改善できることについて解説していきます。
給与計算が難しいと感じる理由
給与計算業務が難しいと感じる主な理由を4つに分けて解説します。
ミスが許されない
社員の生活にも関わる給与は、会社と社員の信頼関係の基盤となるものです。また、税金の計算に関しても、万が一誤ってしまうと追徴課税などのペナルティが課される可能性があります。そのため、給与計算業務はミスに対して厳しい仕事と言えるでしょう。
法令への対応が必要
給与計算は、労働基準法などの法律にのっとった対応が必要です。最近は働き方改革などにより、法律やルールの改定が頻繁に行われます。基本的なルールを理解することはもちろん、変更される法令についても逐一把握しながらの対応が求められます。
また、法令に限らず、社内の給与に関わる就業規定も理解しておく必要があります。把握しておくべき内容が幅広いことも、業務が難しいと感じられる理由となるでしょう。
社員の管理が大変
社員の入社や退職などに伴い、給与計算もイレギュラーの対応が必要となります。例えば、月途中で入社した中途採用者がいる場合、入社月の給与は日割り計算となるのが一般的です。
退職者についても、退職月の給与は各企業のルールにのっとった計算方法で算出するほか、社会保険料や住民税の計算についても注意しなければなりません。
また、社員の家族構成が変化した場合、給与計算業務にも影響がおよびます。扶養家族に変化がないかなど、社員の状況を管理する必要がある点も難しさの一つです。
集計が大変
給与計算業務は、従業員全員分の給与を集計することが求められます。単純に業務量が多いだけでなく、会社の独自ルールや例外処理が必要な場合も多いです。集計方法の煩雑さから、業務が難しいと感じることもあるでしょう。
給与計算システムで難しい給与計算を簡単にできる？
難易度の高い給与計算業務をサポートする手段として「給与計算システムの導入」が挙げられます。
給与計算システムとは、従業員の勤怠情報に基づき、一人一人の給与計算を自動で行うシステムです。手作業では難易度の高い給与計算業務も、給与計算システムの自動集計・計算の機能を利用することで、大幅な業務負担の軽減につながります。
給与計算システムの導入で改善できること
具体的に、給与計算システムの導入で改善が期待できることについて解説します。
業務の可視化が行える
給与計算は、社内の暗黙のルールや例外処理が存在しがちな業務です。しかし、暗黙のルールが多い状況は「一部の人間しか理解できていない」「引き継ぎの際に手間がかかる」など、多くのデメリットの原因となる場合があります。
給与計算システムの商品やサービスによっては、自社のルールに適応するシステムを構築することが可能です。その際、属人化しがちな給与計算業務のプロセスを可視化することも期待できます。
例えば、JOEの給与計算システムの場合、導入時に賃金規定や就業規則を入念にヒアリングします。これを通じ、暗黙のルールや例外処理となっている給与計算式を明文化し「給与計算内容確認書」として提出することが可能です。属人化した給与計算業務がブラックボックスとなることを防ぎ、業務継続性・安定性が大きく向上します。
給与計算業務の効率化が行える
給与計算システムを利用すれば、基本給、手当はもちろん、税金や社会保険料、年金といった控除額も、法制度にのっとって自動的に算出が可能です。それまで手作業だった業務を自動化できるため、大幅な業務効率化が期待できます。
また、手作業で発生しがちな入力ミス、計算ミスなどを防止できる点も大きなメリットです。「ミスが許されない」「集計が大変」といった、給与計算業務の課題についても克服できます。
雇用形態・職種などの違いにかかわらず一元管理が可能
給与計算業務は、従業員の雇用形態や職種などによって異なる対応が求められます。給与計算システムであれば、従業員ごとに異なる雇用形態や職種に自動的に対応し、給与の集計が可能です。雇用形態や職種の違いにかかわらず、一元的に管理できます。
勤怠管理システムとの連携や就業管理への発展
勤怠管理に関する業務をサポートする勤怠管理システムと給与計算システムを連携することで、社員の勤怠情報データを給与計算システムへ共有できます。さらなる業務効率化を目指す場合は、連携できる両システムを導入することもおすすめです。
また、勤怠管理システムとの連携は、働き改革により重視されるようになった就業管理への取り組みにおいても有効です。
例えば、2024年4月1日以降、働き方改革関連法によって、自動車運転業務、医師、建設業などにおいて、時間外労働が年間960時間に制限される事態が生じます。これらの仕事は勤務スケジュールが複雑で、正確な労働時間の記録が難しく、また場合によっては不正行為の問題などもあります。
勤怠管理システムと給与管理システムの連携により、複雑な勤務スケジュールの把握と正確な労働時間を記録し、不正行為の防止につながるなどのメリットがあります。さらに、過度の労働に対するアラート機能もリスク管理の一環として機能します。
システム側で法改正に対応
給与計算システムであれば、頻繁に行われる法改正についてもシステム側で対応が可能です。
担当者が法令の改正による作業プロセス変更に取り組む必要が少なくなるため、業務コストが軽減されるでしょう。
給与計算業務は、必要な対応が多岐にわたる上にミスが許されず、かつ専門知識まで求められるなど、難しい部分が多いです。課題を克服し、業務効率化を進める手段として、給与計算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
人事システムを提供しているJOEでは、給与計算を合理化・効率化する給与計算システムを展開しています。多くの企業の人事給与業務に長年携わってきた経験を活かし、それぞれの企業の課題や雇用形態、人事給与規定などに対応したシステムの柔軟なカスタマイズが可能です。システム導入時はもちろん、導入後の保守から業務フローの改善まで、トータルサポートいたします。JOEが提供するサービス内容について詳しくは「給与計算システム（Web明細含む）」のページをご確認ください。
