コラム
勤怠管理システム導入の流れとメリット・デメリット
2024.03.15
勤怠管理業務を効率化するための手段の一つに「勤怠管理システムの導入」が挙げられます。実際に導入する前に、具体的にどんな恩恵があるのかや、システム導入までの道筋を理解しておくとスムーズです。今回の記事では、勤怠管理システム導入の流れとメリット・デメリットについて説明します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、出退勤時の打刻、勤務時間の記録、各種申請など、企業の勤怠管理に関する業務をサポートするシステムのことです。システムの導入により、勤怠に関わる業務の効率化や、データ管理体制の整備も期待できます。
勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
勤怠管理システム導入の検討時には、まずシステムのメリット・デメリットを理解しておきましょう。
勤怠管理システム導入のメリット
勤怠管理システムの導入によって得られるメリットは、大きく以下の3つが挙げられます。
- 勤怠管理業務の効率化
- 多様な働き方へのスムーズな対応
- 法令への対応
勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、勤怠管理に関する業務を効率化できる点です。社員の勤務時間の集計やチェックなども、Web上で実行できます。業務時間が削減できるだけでなく、自動化によって入力ミスや不正を防止できる点もメリットです。
また、現在は働き方改革などの影響により、テレワークやフレックス勤務など、働き方も多様化しています。勤怠管理システムの中でも、幅広い働き方へ柔軟に対応できるものを選ぶと、多様な働き方へのスムーズな対応が可能です。
さらに、勤怠管理システムを利用していれば、定期的に改正される法令にもタイムリーに対応できます。人事部で情報を常にキャッチアップすることや、専門的な知識が求められることもありません。
勤怠管理システム導入のデメリット
勤怠管理システムを導入する上でのデメリットについても理解しておきましょう。
- 導入時に費用、時間の両方のコストがかかる
- 自社の就業規則やルールにマッチしたシステムを選ばないと、効果が得られづらい
まず、勤怠管理システムの導入にはコストが必要です。導入にかかる費用はもちろん、導入までにかかる時間、社員にシステムの利用方法を周知・教育する時間も想定しておく必要があります。
また、勤怠管理システムを導入する場合は、自社の就業規則やルールに合ったものを選ぶことも重要です。特に、就業規則に独自のルールを設けている会社の場合は、柔軟に対応できる勤怠管理システムを選択しなかった場合、費用対効果がうまく得られない可能性があります。
勤怠管理システム導入の流れ
ここからは、勤怠管理システムを導入するための一般的な流れについて解説します。
目的と課題の洗い出し
システムを選定する前に、まずは自社の勤怠管理業務の内容や抱えている課題、それらをどう改善したいかを明確化しましょう。
特に「時間と手間がかかっている業務」「属人化している業務」など、課題を洗い出すことで、勤怠管理システムを導入する目的や、どんな機能を備えたシステムを選定すべきかが明確になります。自社に合ったシステムを選定するために、重要なプロセスです。
システムの選定
目的と課題を洗い出したら、目的達成と課題解決につながるシステムを選定しましょう。具体的な選定ポイントは、以下のような点が挙げられます。
- 「オンプレミス」「クラウド」など、自社に合う形態に対応しているか
- 既存システムとスムーズに連携できるか
- 自社の課題を解決する機能があるか
- サポート体制が充実しているか
重要なポイントは「自社の体制や既存のシステムに対応できるか」「求める機能やサービスを備えているか」です。システム導入の費用対効果を最大化するためにも、慎重に選定を進めましょう。
運用スタッフへの周知と教育
システム導入が決まったら、実際に業務で使用する運用スタッフへの周知・教育が必要です。
勤怠管理システムの導入により、業務フローが大きく変わる社員が出てくることも想定されます。新たな業務手順を考え、教育はもちろん、システム導入によってどんなメリットがあるのかも含めて、周知をはかりましょう。
テスト運用
システムを選定し、無事に導入できたら、一定の期間テスト運用を行います。問題なく稼働するか、自社の運用スタッフがスムーズに利用できるかをチェックする重要な工程です。
企業側にも、洗い出した課題が解決できるシステムになっているか、実務での運用において問題がないかなど、さまざまな視点から確認を進めることが求められます。
システムの本運用
テスト運用に問題がなければ、システムの本運用に入ります。テスト運用中は問題がなくても、しばらく使用しているうちに見つかる課題や要望が発生するかもしれません。実務でシステムを利用する社員にも細かくヒアリングし、改善につなげていきましょう。
勤怠管理システムによっては、導入後の保守・運用時にもサポートやメンテナンスを行うものもあります。例えば、JOEが提供する勤怠管理システムでは、導入後もシステム保守のため、定期的なメンテナンス、システム変更等の保守業務をサポートします。こうした手厚いサポート体制が受けられる場合は、本運用以降も十分に活用しましょう。
JOEの2つの導入プラン
企業の人事給与業務をサポートする、JOEが提供している勤怠管理システムは、2つの導入プランを展開しています。
勤怠管理（導入・保守お任せプラン）
「導入・保守お任せプラン」は、初期設定から導入後のメンテナンスまで対応するプランです。
まずは、経験豊富な専任スタッフが企業の特性やご要望、解決したいお悩みなどを丁寧にヒアリングいたします。仕様や変更内容などの設定詳細についてはドキュメントで可視化し、いつでも確認ができる状態に。企業独自の就業規則や、複雑な勤務形態のシステム化も可能です。
勤怠管理（初期費用0円プラン）
お客様にシステム設定を行っていただく「初期費用0円プラン」も展開しています。同プランは利用申込後、最大45日間の無料トライアルを最短当日利用が可能です。システムの設定・変更は、お客様のタイミングでいつでも行っていただけます。
なお、おまかせプランと同等の充実した機能を備えているだけでなく、経験豊富な専任スタッフによるサポート体制も充実していますので、安心してお任せください。
勤怠管理システムの導入は、勤怠管理業務の合理化・効率化につながります。導入の流れやメリット、デメリットを理解した上で、システムの活用を検討してみましょう。JOEのサービスについての詳細は「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
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