コラム
テレワークにおける勤怠管理の方法と押さえておくべき注意点
2023.08.31
新型コロナウイルス感染症の影響で一気に需要が高まったテレワークは、働き方改革でも推進されています。一方で、従業員の勤怠管理が難しく、人事部門では「管理方法が整っていない」「改善したいが方法がわからない」などの課題を抱えがちです。
今回は、テレワークにおける勤怠管理の方法と、押さえておくべき注意点をご紹介します。テレワークでもできる限り安心して従業員の勤怠管理が行えるよう、参考にしてください。
テレワークにおける勤怠管理の方法
テレワークにおける勤怠管理の方法は、大きく分けて以下の3つが挙げられます。
チャットやメールなどによる報告
ビジネスチャットツールやメールによる報告をもとに、勤怠管理をする方法があります。
各従業員が始業時・休憩時・終業時などのタイミングで上長や担当者へ報告し、それをもとに勤怠情報を管理します。
取り入れやすい方法ではあるものの、報告・確認の手間がかかる点や、終業の報告まで担当者が待つ必要が発生するなど、非効率な点も挙げられます。
より効率的な仕組みができるまでの期間など、テレワークを導入し始めの時期に向いている方法と言えるでしょう。
クラウド上の表計算ツールによる管理
クラウド上の表計算ツールを用いて、各従業員のテレワーク状況を把握する方法も挙げられます。たとえば、始業時間、休憩時間、終業時間を入力すると、自動で勤務時間を計算できる表を作成しておきます。クラウド上で共有しておけば、テレワークでも各々が入力することで勤怠管理が可能です。
完全な自己申告によって成立する方法のため、虚偽の報告をしないことなど、事前に社内で運用ルールを徹底しておくことが求められます。
勤怠管理システムの使用
テレワーク向けの勤怠管理システムを導入するのも、効果的な方法の一つです。
システムを使用すれば、簡単な操作で出退勤打刻や申請が可能となり、テレワークやフレックス勤務など、多様化した働き方にも対応できます。
勤怠管理にかかわる業務の効率化や、人為的ミスの防止も期待できるでしょう。
テレワークにおける勤怠管理の注意点
テレワークでは、勤怠管理で注意すべき点も通常の働き方とは異なります。
注意すべき点についても把握しておきましょう。
客観的方法による労働時間把握
テレワークにおいてはオンオフの境目が不明確のため、長時間労働が起こりがちです。
各業務の工数を可視化できるアプリを使用するなどして、労働時間を把握する必要があります。
また、自己申告の情報に頼るだけではなく、できる限り客観的な方法による実態把握も必要です。定期的なテレカンなどで、実態の確認を行うことも求められるでしょう。
特定の環境やデバイスに依存したものは避ける
テレワークの勤怠管理では、特定の環境やデバイスに依存したものを避けることも重要です。利用できる環境の偏りにより、システムを利用できない従業員がいることのないよう注意が必要です。
従業員全員がスムーズに利用できるよう、一般的なネット環境で利用できる方法や、複数のデバイスに対応できるものを用意しましょう。
テレワークにおける勤怠管理にはシステム導入がおすすめ
これらのことを踏まえ、テレワークにおける勤怠管理には、システム導入がおすすめです。最後に、勤怠管理システムについて詳しくご紹介します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、勤怠管理に関する業務をサポートするシステムのことです。
出退勤時の打刻、勤務時間の記録、休暇などの各種申請まで、Web上のシステムを使って進めることができます。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムの導入により、それまで手作業で行わざるを得なかった業務が自動化されます。打刻漏れなどの不備に関しても、システムが管理してくれるため安心です。勤怠管理に関する業務工数の削減も大いに期待できます。
また、勤怠管理システムの導入により、労働基準法などの変化の多い法令にも対応したシステムを利用することが可能です。法令対策に対しても安心できることでしょう。
さらに、テレワークやフレックス勤務などの多様な働き方に対しても、勤怠管理システムであれば新たな仕組みづくりに手間をかける必要がなく、柔軟に対応が可能です。
勤怠管理システム導入の注意点
勤怠管理システムを導入する場合は、事前にいくつか自社で検討しておくべき事項もあります。
まずは、勤怠管理システムを導入する目的を決めることが重要です。「テレワークの勤怠管理を簡潔に行いたい」など、システム化によって実現したいことを明確にします。
勤怠管理システムを提供しているサービスはさまざまですので、自社の目的に合ったシステムを提供しているサービスを選びましょう。
また、導入後のアフターサポートが充実しているかどうかも、事前によく確認しておくべき事項です。導入したシステムの運用が軌道に乗るまでの初期サポートはもちろん、実際に使い始めてから発生する、さまざまな疑問や課題に対して迅速に対応できるサービスであれば、安心して利用できるでしょう。
新たな働き方として浸透しつつあるテレワークの勤怠管理の方法はさまざまですが、目的に合わせて柔軟に運用できるシステム導入がおすすめです。
JOEでは、数十人から数万人まで多様な業種・業態に対応した勤怠管理システムを提供しています。簡単かつ、シンプルな操作で、出退勤打刻や申請が可能です。
月次はもちろん、月中でもリアルタイムに勤務時間を集計できます。働き方改革に対してもしっかりサポートいたしますので、この機会にぜひご検討ください。
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