コラム
タイムカードによる勤怠管理と勤怠管理システムを比べてみると？
2023.08.31
タイムカードでの勤怠管理は、多くの企業で使われている勤怠管理方法のうちのひとつです。タイムカードには、導入コストが少なく、簡単に体制を整えられるというメリットがあります。ただし、タイムカードでの勤怠管理には課題も多くあります。
タイムカードでの勤怠管理の課題を克服する方法として、勤怠管理システムが挙げられます。この記事では、タイムカードによる勤怠管理と勤怠管理システムの特徴、さらに働き方改革により重要度が増している就業管理についてまとめました。
それぞれの方法にどのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。
タイムカードによる勤怠管理の特徴
タイムカードによる勤怠管理には、どのような特徴があるのでしょうか。
タイムカードとは
タイムカードとは、従業員の出退勤時刻を記録するために使われるものです。
タイムレコーダーと呼ばれる機械にタイムカードを入れると、入れた時刻がカードに打刻されます。
このタイムカードへの記録を出勤時・退勤時に全従業員に実施してもらうことで、それぞれの労働時間や残業時間などの勤怠情報を管理する仕組みです。
タイムカードは導入が容易
タイムカードでの勤怠管理のメリットの一つに、導入が容易である点が挙げられます。
時刻を記録するためのタイムカードと、記録に必要なタイムレコーダーを導入するだけで、簡単に運用を始めることが可能です。
また、タイムカードをレコーダーに差し込むだけですので、誰でも簡単に打刻できます。
従業員に使用方法を細かく指導する必要性がない点も、メリットの一つと言えるでしょう。
タイムカードには保管場所が必要
タイムカードの運用には、タイムレコーダーの設置場所や、打刻が済んだ過去のタイムカードの保管場所を確保することが求められます。
タイムレコーダーは、出退勤時に人が多く集まることを考えると、わかりやすい場所かつ、ある程度のスペースを確保する必要があるでしょう。
また、打刻済みのタイムカードは、5年間の保管義務があります。タイムカードを安全に保管しておくスペースの確保も必要です。
集計コストがかかる
タイムカードによる勤怠管理は、集計コストがかかることもデメリットの一つです。
タイムカードによる勤怠管理の一般的な流れは、以下のようになります。
- 従業員がタイムカードに打刻を行う
- 管理者がカードを回収・仕訳を行う
- 管理者がカードの内容を表計算ソフトに入力する
- 入力後、管理者が従業員にタイムカードを返却する
- 使用済みのタイムカードを保管場所に格納する
タイムカードの場合はこのように、勤怠管理者の業務工程が多くなりがちです。
また「回収・仕訳」「入力」「返却」「格納」など、手作業が多くなることで、人為的なミスの発生も避けられません。
ただし、中には打刻された情報をクラウドにアップロードするような機能が付いた製品もあり、その場合は入力作業が不要となります。
勤怠管理システムによる勤怠管理の特徴
タイムカードに代わる勤怠管理の方法として、勤怠管理システムを導入する方法があります。ここからは、勤怠管理システムによる勤怠管理の特徴について見ていきましょう。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報をWeb上で一元管理できるシステムのことです。サービス範囲は、商品やプランによって異なりますが、一般的には以下のような機能を搭載しています。
- 出退勤時刻の打刻・管理
- 勤務時間や残業時間の集計・管理
- シフト管理
- 休暇申請・承認など
タイムカードと比較してコストがかかる
利便性の高い勤怠管理システムですが、タイムカードと比較するとコストがかかります。費用面のコストで言えば、システム導入費用、月額費用がかかるのが一般的です。
工数面では、システム導入時はもちろん、運用フローを社内で周知するのにも時間がかかります。後々トラブルが発生しないよう、最初にしっかりとルールを決め、社内で共有することが重要です。
しかし、工数削減、業務効率化、手作業による人為的ミスの防止など、長期的に見た際には多くのメリットがあります。コスト面に配慮した上で、適切に運用することができれば自社にとってプラスとなることでしょう。
正確なデータが集まる
勤怠管理システムの導入によって、正確な勤怠情報を収集できる点も大きなメリットです。タイムカードでは、本人以外の打刻が可能であったり、打刻漏れなどがあった際の修正を手書きで行う必要があったりと、データの信憑性や安全性を確保することがどうしても難しくなります。
一方で勤怠管理システムであれば、時間を偽って打刻したり、本人以外が打刻したりする不正を防止できます。また、データ管理のため、安全な保管場所を確保する必要がない点もメリットの一つです。
集計コストがかからない
勤怠管理システムを利用することで、全従業員の勤務時間を自動集計できます。
タイムカードの場合と比べて集計コストが不要となるため、管理者の業務工数の削減が可能です。また、集計だけでなく、自動化によって誤入力などの人為的ミスの防止も期待できます。
給与管理システムと連携できる
勤怠管理と切り離せない関係にあるのが、給与管理です。
勤怠管理システムと給与管理システムを連携することで、給与計算業務の効率化をはかることもできます。導入コストを考えながら、給与管理と勤怠管理の両方に対応したシステムを採用することもおすすめです。
すでに給与管理システムを導入している場合、互換性や相性を考えながら勤怠管理システムを導入するとよいでしょう。
勤怠管理よりも広い範囲を取り扱う「就業管理システム」
就業管理とは、従業員の労働時間、休日、休暇などを法律に基づき適切に管理することです。
就業管理が求められる背景は、2019年に施行された「働き方改革関連法」や労働基準法の厳格化、ライフワークバランスの重視などが挙げられます。
「就業管理」は労働時間や労働日数がルールに基づいているかを管理すること、「勤怠管理」は時間の詳細な管理のことを指します。つまり、就業管理の一部として、勤怠管理が存在すると理解すると良いでしょう。
就業管理システムと勤怠管理システムの違いに関しては、両者は異なる目的を持ちますが、提供される機能に大きな違いはないことが多いです。ただし、中には就業管理は行えず、簡略的な勤怠管理システムも存在します。
就業管理業務まで考慮して勤怠管理システム選定を行う場合は注意が必要です。
今回は、タイムカードと勤怠管理システムの違い、そして就業管理システムについても解説しました。
勤怠管理システムはタイムカードと比較して、業務効率化、人為的ミスの防止などが期待できます。安全かつ効率的な勤怠管理体制のために、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
JOEでは、多様な業種・業態に対応した勤怠管理システムを提供しています。
出退勤打刻や申請、管理・集計が簡単な操作で行えることはもちろん、フレックス勤務やテレワークなど、多様な勤務形態に合った勤怠管理が可能です。
サービス内容について詳しくは「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
