コラム
勤怠管理の業務フローをシステム化する方法や手順について
2023.08.31
勤怠管理の業務フローをシステム化するには、勤怠管理システムの導入が有効です。
より円滑にシステム化を進めるためには、事前の確認・準備が重要になります。
今回は、勤怠管理の業務フローをシステム化する方法や手順についてご紹介します。
システム導入におけるチェックポイントも解説していますので、参考にしてください。
勤怠管理の業務フローをシステム化する方法
ここでは、勤怠管理の業務フローをシステム化する手順について紹介します。
勤怠管理システム導入によって進める
勤怠管理の業務フローをシステム化するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。これまで一般的だったタイムカードによる打刻や、手作業による入力は、業務工数がかかったり、人為的なミスが発生したりと、課題も多く存在します。
そうした課題を克服するために有効なのが、勤怠管理システムの導入です。ここでは勤怠管理システムを活用した、業務フローの設定について解説していきます。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、企業の勤怠管理に関する業務をサポートするシステムのことです。出退勤時の打刻、勤務時間の記録、休暇などの各種申請まで、あらゆる業務をWeb上のシステムを使って管理します。勤怠に関わる業務の効率化や、データ管理体制の整備も期待できます。
勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムでは、主に以下の機能が利用できます。
出退勤管理
- ウェブ上での出退勤打刻
- 勤務日数、勤務時間、残業時間などの自動集計
休暇管理機能
- 有給休暇などの申請〜承認
- 従業員の休暇取得状況の確認
残業管理機能
- 従業員の残業時間の把握
- 残業の申請〜承認
また、システムを利用することで、働き方改革などで頻繁に更新される法令にも対応できます。
勤怠管理システム導入におけるチェックポイント
勤怠管理システムを自社でスムーズに運用するために、システム導入前に必要事項を確認しておきましょう。ここでは、導入前のチェックポイントとしてご紹介します。
必要な機能があるか
勤怠管理システムは、サービスや商品、プランによってさまざまな機能があります。自社のシステム化したい業務や、克服したい課題に対応した機能を備えたものを選ぶことが重要です。
一例になりますが、近年、働き方改革の影響により重要視されている「就業管理」も、勤怠管理システムを使用することで効率化できます。ただし、就業管理に対応していない簡易な勤怠管理システムでは、就業管理に必要なデータが揃わない、などという問題も出てきます。
逆に、余分な機能が多いとコストがかさんだり、業務フローが複雑になったりする可能性もあります。商品を選ぶ際は「妥当なコストか」「予算内か」「必要な機能を備えているか」でしっかりと検討しましょう。
導入や運用が容易か
業務効率化を実現してくれるはずの勤怠管理システムですが、システム選びや準備の仕方によっては、導入や運用に手間がかかってしまうことがあります。
たとえば、自社による初期設定やメンテナンスが求められる場合、本当に対応できるかどうかをリソース面で確認しておくことが必要です。
サービスによっては、導入時のフォローを実施しているものもあります。たとえば、JOEの提供している勤怠管理システムでは、経験豊富な専任スタッフが、初期設定からメンテナンスまでフォローを行うプランを用意しています。
アフターサポートは充実しているか
勤怠管理システムの導入後、実際に運用し始めてから見えてくる課題やニーズもあります。そんなときに相談できるアフターサポート体制が充実しているサービスや商品を選ぶとよいでしょう。
定期的なメンテナンスに対応していたり、すぐに相談に乗ってくれるサポートデスクや担当者がいたりと、手厚いアフターサポート体制が整っている商品がおすすめです。
勤怠管理の業務フローをシステム化する手順
では、実際に勤怠管理システムを導入し、業務フローをシステム化する手順をご紹介します。
1.現在の業務の洗い出しを行う
システムを導入する前に、まずは現在の勤怠管理業務の洗い出しを行いましょう。業務内容をリストアップするだけでなく「どの業務に時間がとられているか」「属人化している業務がないか」などの課題も確認しておきましょう。
自社に合った勤怠管理システムをスムーズに導入するために、まずは業務内容や課題を把握することが重要です。
2.システムの設計を行う
洗い出した業務内容や課題にあわせ、勤怠管理システムの設計を行います。自社で開発できる場合は、できる範囲で最適なシステムを目指しましょう。
外注する場合は、システム開発の担当者によるヒアリングが行われることが一般的です。その際、自社の業務や課題を伝えた上で、設計を行ってもらいましょう。どうしても実現したい希望がある場合もしっかりと伝えて、予算内で実現できるかを相談することも大切です。
3.導入テスト
システム設計が終わったら、導入テストを行います。問題なく自社のシステムとして稼働するかをチェックする、大切な工程です。
システム開発の担当者によるテストはもちろん、実際に運用する自社スタッフによるテストも行います。
業務の洗い出しのフェーズで洗い出した課題が解決できるシステムになっているか、運用における不具合がないかどうか、多角的に確認しましょう。
4.運用と保守
導入テスト後、問題がなければ本格的な運用が始まります。システムに問題がないか、実際に運用し始めてから発生した課題や要望を、従業員に細かくヒアリングして改善につなげていくと良いでしょう。
また、導入後はシステム保守のため、定期的にメンテナンスを行うことも欠かせません。JOEの勤怠管理システムでは、導入後のメンテナンスやシステム変更等の保守業務をサポートいたします。
勤怠管理の業務フローをシステム化するためには、勤怠管理システムの導入が欠かせません。また、システム導入には事前の準備・確認すべき内容や、導入手順をしっかり把握しておくことが大切です。JOEの勤怠管理システムは、初期設定から導入後のメンテナンスまで、経験豊富な専任スタッフがサポートします。各社の就業規定や勤務形態にも柔軟に対応し、業務フローをシステム化いたします。サービス内容について詳しくは「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
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