コラム
勤怠管理において打刻はなぜ必要？ 正確な打刻管理を実現する方法とは
2025.04.09
勤怠管理における「打刻」とは、従業員がそれぞれの出退勤時間を記録することです。従業員の労働時間の管理、給与管理に欠かせないものであり、企業には正確な打刻管理ができる体制づくりが求められます。今回の記事では、勤怠管理における打刻の必要性や、正確な打刻管理を実現する方法について説明します。
勤怠管理における打刻の必要性とは
まずは勤怠管理において、なぜ打刻が必要なのかを整理していきましょう。
そもそも打刻とは何を指す？
勤怠管理における「打刻」とは、従業員が出勤時間・退勤時間を記録することを指します。また、企業によっては出退勤時間だけでなく、休憩時間にも打刻を必要とする場合もあります。
記録する手段は、タイムカードや勤怠管理システムなど、企業によってさまざまです。企業は従業員が打刻した内容に合わせ、労働時間の管理や給与の支払いを行うことが求められます。
打刻の目的と必要性
出退勤時間を打刻する目的は、従業員の正確な労働時間を管理するためです。企業が従業員の労働時間を正確に管理しなければならない理由は、一つではありません。
まず企業は、従業員に勤務時間に合わせた給与を支払う必要があります。残業代に関しても、従業員が働いた分は必ず給与に反映させなくてはなりません。正しく給与を支払うためにも、従業員の正確な労働時間を把握することは不可欠です。
また、打刻は法律やルールを守った勤怠管理を行うためにも必要です。勤務時間が法律やルールの上限を超えていないか管理することは、企業側の義務でもあります。
このように、企業にとって勤怠管理における打刻は、従業員が安心して働ける環境づくりに欠かせないものです。
打刻管理を行わないことで起こるリスク
企業が打刻管理を正確に行わなかった場合、様々なリスクが起こる可能性があります。主なリスクは、勤怠管理業務の負担増や未払いの残業代を請求されること、法令違反による罰則などです。
ここでは、打刻管理を行わないことで起こり得るリスクについてみていきましょう。
勤怠管理業務の負担増
打刻管理が正しく行われていないと、勤怠管理業務の担当者の負担が増えるリスクがあります。従業員に対して正確な労働時間を確認したり、給与計算をやり直したりする手間がかかります。
未払の残業代を請求されるリスク
社内ルールの不備などにより不正打刻が横行している場合、正確な労働時間が把握できず、未払の残業代を請求されるリスクがあります。すでに退職した元従業員からも、過去にさかのぼって請求される可能性があるため、打刻管理を正しく行うことが重要です。
未払の残業代を請求されることによる影響は、コストが増えることだけではありません。未払があったことが報道されると、企業の社会的な信用が損なわれてしまう場合もあります。
法令違反による罰則のリスク
労働時間の制限や給与計算の方法などは、労働基準法で定められています。打刻管理が不適切な場合、法令違反により罰則の対象となるリスクがあります。
例えば、時間外労働の上限は原則として月に45時間、年に360時間までです。また、給与計算は1分単位で行う必要があります。
労働基準法に違反していることが疑われた場合、労働基準監督署による調査の上、是正勧告や指導の対象となります。これらに従わなかった場合は罰金や懲役などの刑事罰が科される可能性があるため注意が必要です。
打刻管理の方法とツールの種類
ここからは、正確な打刻管理を実現するための方法とツールについてご紹介します。
表計算ツールによる打刻管理
エクセルなどの表計算ツールは導入コストが低く、手軽にできることがメリットです。一方、デメリットとしてデータ入力の手間がかかることや、入力ミスなどが発生しやすいことが挙げられます。管理の効率が悪くなってしまうため、従業員数が多い中規模～大規模の企業には適していません。
タイムカードでの打刻管理
タイムカードでの打刻管理のメリットは、タイムレコーダーとカードを用意するだけで導入できることです。また、使い方がシンプルなため誰でも打刻しやすくなっています。一方、デメリットは管理に手間がかかることや、打刻漏れが発生しやすいことです。最近ではタイムカードを使用している企業も減ってきています。
ICカードでの打刻管理
ICカードを使って打刻管理をするメリットは、タイムカードと同様に使い方がわかりやすいことです。リーダーにICカードを読み取らせるだけで打刻できます。また、労働時間のデータを管理しやすいこともメリットです。一方、ICカードで打刻管理をするデメリットとして、打刻漏れやカードを紛失するリスクが挙げられます。また、カードリーダーの機器本体やシステムの導入にコストがかかることや、情報セキュリティ対策が必要なこともデメリットです。
勤怠管理システムでの打刻管理
正確な打刻管理を実現する方法としておすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。
勤怠管理システムを導入すれば、企業の勤怠管理に関する業務をWeb上で一元的に行うことができます。従業員それぞれのパソコンやスマホから打刻ができるため、正確な勤怠時間の把握にもつながります。打刻情報をもとに、従業員の勤務日数、勤務時間、残業時間などの自動集計も可能です。
また、勤怠管理システムの中には、打刻ミスや不正を防止するためのアラーム機能を備えたものもあります。時間を偽って打刻したり、本人以外が打刻したりする「不正打刻」を防止できるのも、勤怠管理システムならではのメリットです。
勤務形態やルールに合わせた打刻方法の検討
打刻方法は「表計算ツール」「タイムカード」「ICカード」「勤怠管理システム」など、さまざまです。検討する際は、自社の勤務形態やルール、希望に合ったツールを選ぶことをおすすめします。
現在は、働き方改革やテレワークの普及に伴い、働き方も多様化しています。オフィスに出勤する頻度も、企業や従業員ごとに異なるでしょう。そうした中でも正確な打刻管理を行うためには、自社の勤務形態や就業規則に合わせたものを導入することが大切です。
例えば、従業員がほぼ毎日出勤し、ICカードを保有しているという場合は「ICカード」での打刻が便利な場合がありますが、テレワークが主の会社にとっては不向きといえるでしょう。
打刻漏れ・打刻忘れを防ぐ方法
正確な打刻管理を行うためには、適切な管理方法を導入することだけでなく、従業員側の意識も重要です。ここでは、打刻漏れにつながる主な要因や対策について解説します。
打刻の重要性の周知不足
打刻は労働時間を適切に管理するために重要であるものの、従業員には打刻の重要性が理解されていない場合があります。打刻漏れや打刻忘れを防ぐためには、打刻の重要性を周知徹底することが大切です。
例えば、事務所内の目につく場所に貼り紙やポスターを設置したり、研修・教育の機会を設けたりすると、重要性を理解してもらいやすくなります。また、管理者が定期的に打刻漏れをチェックする体制を作ることも、打刻への意識を高める方法の一つです。
打刻方法に問題がある
打刻方法に問題があることも、打刻が適切に行われない理由として考えられます。例えば、打刻を行うためのレコーダーやカードリーダーなどの機器が分かりにくい場所に設置してあることは、打刻漏れや打刻忘れの原因です。事務所に出入口付近など、目につきやすく使いやすい場所に打刻機を設置しましょう。また、打刻を行う際の手順が面倒だと、適切に打刻されない場合があります。できるだけシンプルな手順で打刻が行えるようにすることが重要です。
働き方の多様化による問題
近年は働き方が多様化し、出退勤の際に必ずしもオフィスに出入りしなくなったことも、打刻漏れの要因となっています。例えば、リモートワークや在宅勤務では打刻をし忘れてしまったり、勤怠管理システムに正しくアクセスできなかったりする可能性があります。また、直行直帰が多いことも、打刻漏れが発生する要因です。
これらの問題を解決するために、オンラインで簡単に打刻できるシステムなどの導入が求められます。
正確な打刻管理ならJOEの勤怠管理システムがおすすめ
従業員の正確な打刻管理を実現するために特におすすめなのが、JOEの勤怠管理システムです。最後に、JOEの勤怠管理システムが最適な理由をご紹介します。
働き方改革への対応
JOEの勤怠管理システムは、フレックス勤務やテレワーク、変形労働など、働き方改革によって多様化する働き方にも柔軟に対応いたします。会社の規模に関わらず、業種・業態に応じてカスタマイズが可能です。独自の就業規則や複雑な勤務形態にも対応したシステムを構築いたします。
チェック作業の代行
JOEが提供する勤怠管理システムは、従業員の打刻における不備が見つかれば、システムが自動でアラート通知するチェック機能を備えています。
不備があった従業員には、システムにログインした際にアラートが表示されるため、見逃す心配がありません。また、エラーを解消しない限り勤怠締めができない仕様となっていることから、不備があった場合に即時対応が可能です。
チェック作業の代行機能によって、打刻ミスを見過ごすことを防止しながら、業務効率化にもつながります。
従業員の正確な勤怠状況を把握するためにも、打刻管理は欠かせません。さまざまな打刻の管理方法の中から、自社の勤務形態やルールに合ったものを選ぶことが重要です。
勤怠管理システムの導入を考えている場合は、JOEのサービスをご検討ください。JOEの勤怠管理システムは、それぞれの企業の勤務形態に合わせ、最適なシステムをご提案いたします。簡単な操作での出退勤打刻や各種申請ができるシステムの実現が可能です。詳しいサービス内容については「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
