コラム
就業管理とは？ 勤怠管理との違いやシステムの選び方について解説
2023.10.04
働き方改革に伴い、企業には従業員の就業管理体制の強化が求められています。就業管理体制を整備することは、従業員の快適な労働環境を守る上でも重要です。今回は就業管理について、勤怠管理との違いや、就業管理システムの選び方のポイントも含めて解説します。
就業管理と勤怠管理の違い
就業管理と勤怠管理は、似ているようで意味の異なる言葉です。
「就業」「勤怠」という言葉の意味
まず「就業」とは「職業につくこと」「その日の業務に従事すること」を意味します。一方で「勤怠」は、従業員の「出勤状況」を指す言葉です。
就業管理とは
就業管理とは、端的に説明すると「従業員が適切に労働できているかを管理すること」です。従業員の出勤状況や休暇の取得状況、残業時間などを含めて、法令の範囲内で適切に労働しているかどうかを管理します。
勤怠管理とは
一方、勤怠管理は「従業員の労働時間を管理すること」です。労働時間と一言で言っても、実際に働いた時間だけ管理するのではありません。日々の始業時間から終業時間、休憩時間のほか、遅刻や早退、欠勤についても把握することが求められます。
システムに違いはある？
就業管理、勤怠管理には、それぞれをスムーズに行うためのシステムが存在します。就業管理システムは「従業員が適切に労働できているかを管理する」ためのシステムである一方、勤怠管理システムは「従業員の労働時間を管理する」システムです。
導入目的が異なる部分もありますが、どちらも従業員の労働時間や休暇取得状況、時間外勤務時間などを管理する役割を果たします。そのため、対応する範囲は就業管理システムと勤怠管理システムで、同じである部分も多いです。
特に、従業員の出退勤打刻や休暇申請などにも細かく対応した勤怠管理システムであれば、就業管理にも役立てることができるでしょう。
就業管理の具体的な内容
では、就業管理の具体的な内容について解説します。
就業管理の目的と重要性
就業管理の目的は「従業員の労働衛生を守ること」です。企業側には、法令や就業規定に沿って、所定の労働時間を超えて労働していないか、有給休暇を適切に取得しているかを管理し、従業員のライフワークバランスや心身の健康を守る義務があります。
特に最近では働き方改革の影響により、企業は従業員の働く環境をより一層整えることが求められています。働き方も多様化する中、従業員の労働環境を守るためにも、就業管理体制の整備が必要です。
就業管理業務の内容
就業管理に関する業務は、大きく分けて以下の3つです。
- 各従業員の労働時間の管理
- 各従業員の休日・休暇の管理
- 就業規則を遵守する社内環境の構築
すべての従業員が、法令の範囲内で労働しているか、また、適切に休日・休暇を取得できているかは、就業管理業務として管理すべき内容です。
また、就業規則を遵守しながら働く社内環境の構築も、就業管理における大切な仕事の一つです。就業規則を社内に周知させたり、規則自体がより適切な形になるように改善案を出したりすることも求められます。
就業管理システムや勤怠管理システムの選び方
就業管理システムや勤怠管理システムを導入する際、どのような基準でシステムを選ぶべきかのポイントを解説します。
他システムとの連携や拡張性は可能か
就業管理システム、勤怠管理システムは、他システムと連携することで業務効率化や、管理体制の質の向上が期待できます。
例えば給与管理システムと連携できれば、勤怠情報の給与計算システムへの共有が効率的に行なえます。
ただし重要なのは、自社の目的や克服したい課題に沿ったシステムを導入することです。たとえ拡張性が期待できたとしても「自社の就業規則に対応できない」「機能を持て余してしまう」といった状況になると、無駄が多くなってしまいます。
連携や拡張を期待する場合は、自社の現状のシステムにフィットするかどうかや、達成したい目的に沿ったものかを確認するようにしましょう。
機能や操作性はどうか
機能や操作性については、システムごとに異なります。これに関しても、自社の状況や課題に合ったものを選ぶことが重要です。
「高機能であればあるほどいい」と考えがちですが、自社が望んでいる目的が達成できないものや、高機能であるあまりコストに見合わないものは、最適とは言えません。
また、操作性が複雑であれば、特定の人間しか使いこなせない非効率な状況となってしまいます。「実現したいことが叶う機能を備えているか」「誰でも使いやすい操作性か」は特に重視しましょう。
導入サポートやアフターサポートが充実しているか
就業管理システム、勤怠管理システムを選ぶ際は、システム導入時やその後のサポートが充実しているものをおすすめします。
導入時のサポートやヒアリング体制が充実しているシステムであれば、自社に最適なシステムを構築してくれることが期待できます。
また、実際にシステムを運用する中で、不具合や「思っていたのと違う」といった課題が生じることも否定できません。その場合にも、相談やサポートにすばやく応じる体制が整っているシステムであれば、安心して利用できるでしょう。
就業管理は、従業員の労働環境を守るために重要な業務です。従業員のために、より就業管理体制を整備するためにも、就業管理システムや勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
人事システムを提供しているJOEでは、連携可能な勤怠管理システム、給与計算システムを展開しています。特に勤怠管理システムは出退勤打刻や休暇申請などにも対応しているため、就業管理にも役立てることが可能です。多くの企業の人事給与業務に長年携わってきた経験を活かし、各企業の業務環境に最適なシステムを構築します。また、導入時から導入後までのトータルサポートにも対応しています。サービス内容について詳しくは「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
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