コラム
PCログで勤怠管理を行う際の注意点や向いていない会社とは
2024.03.12
従業員の勤怠管理を行う手段として、PCログを調べる方法があります。ログから従業員それぞれのパソコンの稼働状況をチェックすることで、正確な労働時間の把握が可能です。一方、導入を検討する際には注意すべき点もあります。
今回は、PCログで勤怠管理を行う際の注意点についてまとめました。向いている会社、向いていない会社の特徴も含めてご紹介しますので、参考にしてください。
PCログによる勤怠管理とは
まずは、PCログから従業員の勤務状況を把握する方法と、その導入が向いている会社について解説します。
PCログによる勤怠管理を行う方法
PCログとは、パソコンの稼働状況や操作履歴の記録のことです。PCログを確認することで、起動・シャットダウンの時間や、いつ・どのような操作をしたかがチェックできます。
企業は、従業員のPCログを通してパソコンを起動した時間、シャットダウンした時間を確認することで、出退勤時刻が把握できます。タイムカードやICカードのように、従業員が自己申告で打刻を行う方法に比べ、従業員のリアルな労働時間を把握できる方法です。会社に報告しないで仕事をする「サービス残業」の有無なども確認できます。
PCログによる勤怠管理は、従業員それぞれのPCログを直接確認するか、PCログ管理機能を備えた勤怠管理システムを活用するかのどちらかで実現可能です。直接確認する場合は、一人一人のPCログを解析する手間がかかる一方、PCログに対応した勤怠管理システムであれば、複数の従業員のログを一元管理でき、効率よく業務が進められるでしょう。
PCログによる勤怠管理が向いている会社
PCログを活用した勤怠管理に向いているのは、大多数の従業員がパソコンでのデスクワークを行っている会社です。従業員それぞれが一台ずつパソコンを持ち、出勤してすぐにパソコンを立ち上げる習慣がある企業であれば、PCログによって正しく勤怠状況が管理できる可能性が高いといえます。
また、PCログを管理できる勤怠管理システムの中には、対応できるパソコンの機種が限定されている場合があります。対応機種のパソコンを全社的に使用している場合も、PCログによる勤怠管理を導入しやすいでしょう。
逆に、パソコンを使わない従業員が多い場合や、外まわりなどオフィス以外の場所で業務を行う従業員が多い場合、PCログ管理に対応していない機種を全社的に使用している場合などは不向きかもしれません。
PCログから勤務時間を管理する場合は、自社の従業員の働き方に合っているかを事前に確認することが大切です。
PCログによる勤怠管理の注意点
PCログで勤怠管理を行う方法には、注意点もあります。導入を検討する前に確認しておきましょう。
従業員に十分な説明を行う
PCログから勤怠状況を管理する場合は、従業員へ十分に説明し、理解を得ることが不可欠です。
例えば、パソコンの起動時間からシャットダウンまでが勤労時間として扱われる場合、パソコンの電源を入れるだけ入れて業務をしていない時間があったり、退勤時に切り忘れてしまったりした際に、トラブルが生じる場合があります。
PCログでの勤怠管理をとり入れる場合は、運用ルールを決めることが不可欠です。ルールを設定した上で、従業員に説明し、周知するようにしましょう。
PCログに対応した勤怠管理システムは少ない
勤怠管理システムの中には、PCログの解析に対応していないものがある点にも注意が必要です。
一般的に、PCログの解析や取得に対応した勤怠管理システムは少ない傾向にあります。また、PCログに対応はしているものの、勤怠業務における自社の課題を解決できる機能を備えた勤怠管理システムであるとは限りません。
勤怠管理業務を改善するためには、自社独自のルールや抱えている課題を解決する機能を備えた勤怠管理システムを選ぶことが大切です。PCログでの勤怠管理にこだわるのではなく、自社に適した機能を持つ勤怠管理システムの導入を優先してみましょう。
自社に適した勤怠管理システムを選ぶことが大切
勤怠管理システムを検討する際には、自社の業態や就業規則にあったシステムを選ぶことも大切です。他社や多くの会社にとってベストな方法が、自社にとっても最適であるとは限りません。
PCログでの勤怠管理に限らず、自社の状況や従業員の働き方によっては、別の勤怠管理方法のほうが適しているかもしれません。自社の独自ルールや就業規則にあったシステム構築ができれば、勤怠管理や従業員の打刻・申請もスムーズになります。
例えば勤怠管理システムを提供するJOEでは、それぞれの企業の持つ独自ルールや規則、現在抱えている課題などを丁寧にヒアリングした上で、最適な勤怠管理システムをカスタマイズします。これまで多くの業種の企業のシステムを構築してきたノウハウを生かし、柔軟なシステムの構築・導入が可能です。
PCログから勤怠を管理する方法は、従業員の正確な勤務時間の把握につながります。しかし、細かいルール設定や従業員からの理解が必要なこと、連携できる勤怠管理システムが少ないことなど、注意点も少なくありません。勤怠管理は、自社の業態や課題にあったシステムを選択することが重要です。
JOEが提供する勤怠管理システムは、数十人から数万人まで、企業ごとに異なる規模・業種・業態に対応します。多くの企業のシステム構築を行ってきた実績とノウハウを生かし、柔軟なカスタマイズが可能です。打刻忘れなどのチェック代行にも対応し、正しい勤怠情報管理を実現します。詳細は、「勤怠管理システム」のページも参照ください。
