コラム
ICカードで勤怠管理を行う方法とメリット・デメリット
2024.03.12
企業が従業員の勤怠状況を管理するために、ICカードを活用する方法があります。従業員自身が持っているICカードを利用できる便利な方法ですが、導入前に注意しておくべき点もあります。今回の記事では、ICカードで勤怠管理を行う方法や、メリット・デメリットについて詳しく説明します。
ICカードで勤怠管理を行う方法
「ICカード」とは、集積回路を組み込むことで情報の記録や演算が可能となるカードのことです。身近なところでは「交通系ICカード」などが挙げられます。
ICカード内の識別番号を使うことで、会社の勤怠打刻にも利用が可能です。まずは、その導入方法から解説していきます。
専用のカードリーダーを導入する
従業員が持つICカードで勤怠管理を行うには、専用のカードリーダーが必要です。社内に専用のカードリーダーを設置しておき、出勤時・退勤時にICカードをかざすことで、出勤時間・退勤時間を勤怠管理システムに打刻できます。
なお、ICカードは大きく分けて以下の2種類に分類されます。カードリーダーを用意する場合は、それぞれの規格に合うものが必要です。
・FeliCa（フェリカ）規格
交通系ICカード、小売店系のICカードなど、日本で広く普及されている規格
・MIFARE（マイフェア）規格
国内では社員カードや「taspo」などで利用されている規格
ICカード対応の勤怠管理システムを導入する
ICカードでの勤怠打刻を行うためには、ICカードリーダーで読み込んだ情報を管理する「勤怠管理システム」の導入が必要です。
勤怠管理システムとは、企業の勤怠に関する業務をWeb上で一元的に管理するシステムのことです。ICカードを使用した勤怠打刻をとり入れたい場合、その打刻方法に対応した勤怠管理システムを選択すれば、勤怠情報をスムーズに管理できます。
ICカードで勤怠管理を行うメリットとデメリット
ここからは、ICカードで勤怠管理を行うメリット、デメリットについて見ていきましょう。
ICカードで勤怠管理を行うメリット
ICカードでの勤怠管理は「打刻する側」「管理する側」それぞれにメリットがあります。
従業員からすれば、普段使用している自身のICカードをカードリーダーにかざすだけで打刻が完了します。タイムカードを使ったり、特別なものを持ち歩いたりする必要がありません。
管理する側にとっても、タイムカードの作成・入力・管理の手間を省くことができます。勤怠情報の管理・集計を効率的に行えるようになるでしょう。
ICカードで勤怠管理を行うデメリット
ICカードを使った勤怠打刻のデメリットとして、以下のような課題が挙げられます。
- 導入に費用・時間のコストがかかる
- ICカードを紛失する恐れがある
- 打刻忘れ、不正打刻のリスクがある
ICカードによる勤怠管理では、ICカードリーダーだけでなく、勤怠管理システムの導入も必要です。費用面だけでなく、時間的なコストがかかることは考慮しておきましょう。
また、ICカードは従業員が毎日持ち歩くものでもあります。その分、紛失リスクも高くなるでしょう。個人情報漏えいのリスクも高まるため、セキュリティ対策も必要です。
加えて、ICカードはパソコンやスマホなどによる勤怠打刻に比べると、忘れてしまうリスクは高くなるでしょう。また、貸し借りも簡単にできてしまうことから、不正打刻が発生する可能性も否定できません。
自社に最適な勤怠管理システムを選ぶ方法
勤怠管理方法を選ぶ際は、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、勤怠管理システム選びのポイントを見ていきましょう。
自社の課題を整理する
最適なシステム選びの第一歩として重要なのが「自社の課題を整理すること」です。まずは現状の勤怠管理に関して、自社がどんな課題を抱えているのかを洗い出してみましょう。
挙げられた課題を解決できるシステムを選ぶことで、自社にとってのメリットも大きくなります。
ICカードでの勤怠管理が向いているのかどうか
ICカードでの勤怠管理は、確かに便利な部分もあります。しかし、必ずしもどの企業にとってもメリットが豊富であるとは限りません。
例えば、テレワークがさかんでオフィスに従業員の出入りが少ない会社の場合、ICカードでの勤怠管理は不向きです。逆に従業員の出入りが多い会社で、多くの社員がICカードを保有している場合は、導入のメリットは大きいでしょう。
導入前に、自社の業態がICカードによる勤怠管理に向いているのか、勤怠に関する課題の解決につながるのかを検討するようにしましょう。
自社向けにカスタマイズされた勤怠管理システムならJOEへご相談ください
ICカードを使った勤怠管理が難しい場合や、それ以外の方法で勤怠管理業務を改善したい場合は、JOEにご相談ください。
JOEが提供している勤怠管理システムは、数十人から数万人の業務規模、多様な業種・業態に対応しています。簡単な操作での出退勤打刻や申請を実現し、月次はもちろん、月中でもリアルタイムに勤務時間の集計が可能です。
JOEの勤怠管理システムの導入を検討する際は、「勤怠管理システム」のページも参照ください。
今回は、勤怠管理にICカードを活用する方法について解説しました。ICカードの導入によるメリット・デメリットを理解した上で、自社にあった勤怠管理システムを導入するようにしましょう。JOEでは、多様化する勤務形態にも対応し、従業員一人一人の勤務実態を正確に把握する勤怠管理システムを提供しています。お客様の会社にあったシステムをご提案するほか、働き方改革にも対応いたしますので、この機会にご検討ください。
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