コラム
勤怠管理システムにはどんな機能がある？ どんな会社に向いている？
2023.08.31
勤怠管理に関わる業務をより効率化するツールとして、勤怠管理システムがあります。
最大限活用するためには、自社の状況や環境にフィットする商品やサービスを選択することが重要です。
今回は、勤怠管理システムの機能についてまとめました。
どんな種類や機能を備えているのか、導入が向いている会社などについて、詳しく解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、企業の勤怠管理に関する業務をサポートするシステムのことです。出退勤時の打刻、勤務時間の記録、休暇などの各種申請まで、あらゆる業務をウェブ上のシステムを使って管理することができます。勤怠に関わる業務の効率化や、データ管理体制の整備も期待できます。
また、近年働き方改革などにより重要視されている「就業管理」においても、勤怠管理システムは役立ちます。
就業管理は、労働基準法や各種の関連法規、企業の就業規則などに基づき、労働者の健康と安全を守り、法的な問題を回避するために行われます。
勤怠管理システムを使用することで、就業管理で必要になる時間外労働時間の確認、休憩時間の確保、有給休暇の取得割合などのデータ取得が可能になり、就業管理業務を効率的に行なえます。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムの主な機能について、詳しく解説していきます。
出退勤管理
勤怠管理システムを利用することで、従業員の出退勤情報もシステム上で管理できます。
出退勤打刻は、パソコンやタブレットなど、さまざまな媒体を使ってウェブ上で行うことができます。打刻された出退勤時刻を基に、勤務日数、勤務時間、残業時間などを自動集計することも可能です。
従業員にとっても打刻がしやすいことに加え、管理者の業務効率化、手入力による人為的ミスの防止にもつながります。
休暇管理機能
従業員の休暇についても、勤怠管理システムにて管理が可能です。有給休暇を取得したい場合、従業員が申請し、管理者が承認を行うまでをシステム上で完結できます。それぞれの従業員の休暇取得状況についても確認できます。また、システム上で有給休暇の残日数も確認できます。
残業管理機能
勤怠管理システムにより、一人ひとりの従業員の残業時間もリアルタイムで把握することができます。残業に申請が必要な場合にも、従業員による申請から管理者による承認まで、システム上で完結させられます。
働き方改革により、正確な残業時間の把握は企業にとって急務です。
勤怠管理システムを活用すれば、残業に関する課題の克服にもつながるでしょう。
法改正への対応
労働基準法など、労働に関する法律は頻繁に内容の更新が行われます。法改正が行われれば、勤怠に関してもその都度、法対応を進めることが必要です。
勤怠管理システムを導入すれば、導入後に法改正があった場合でも、システムアップデートやメンテナンスにより法改正に対応した管理体制を整備することができます。一度設定を行えば、対応漏れが出る不安も少なくなるため、安心して業務にあたることが可能です。
就業管理業務への対応
勤怠管理システムの中には、就業管理への対応を前提したシステムもありますが、一方で勤怠管理に特化した簡易的なシステムもあります。勤怠管理システムを就業管理にも活用したいようでしたら、その様な機能を持ったシステムを選定することが必要です。
勤怠管理システムが向いている会社
そんな利便性の高い勤怠管理システムですが、利用にはコストがかかります。導入を検討する際には「勤怠管理システムが自社に向いているか」「本当に自社の課題を克服できるのか」などを事前に検討することも重要です。
ここからは、勤怠管理システムの導入に適した会社の例を紹介します。
勤怠管理業務に手間がかかっている会社
「手作業が多い」「業務が属人化している」などの理由で、勤怠管理業務に手間がかかっている場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムの導入により、勤務時間の集計や休暇申請など、手作業だと手間のかかる業務を自動化することができます。また、直感的に利用できる操作画面のため、誰でも簡単に業務を進めることが可能です。
社員によって勤務形態がさまざまな会社
テレワークやフレックス制など、働き方の多様化が進んでいます。
勤務形態が社員によってさまざまで、勤怠管理に苦労している会社も多いかもしれません。そんな場合にも、勤怠管理システムの活用が便利です。
勤怠管理システムを導入すれば、多様な働き方に対しても新たな仕組みづくりに手間をかける必要がなく、柔軟に対応が可能です。
直行直帰の社員が多い会社
営業や出張が多く、直行直帰の社員が多い会社にも、勤怠管理システムの導入がおすすめです。出先でも、それぞれのスマートフォンやパソコンなどを通じて勤務状況を申告できるため、管理しやすくなります。
また、運送業など24時間体制で稼働しており、勤怠管理が難しい業界においても勤怠管理システムは有効です。スマートフォンに対応したシステムなら、配送先でも勤怠の入力が可能になるため、正確な勤怠管理が可能になります。
また、物流業界においては、2024年4月1日から自動車運転業務の年間時間外労働上限が960時間に制限されることに伴う「2024年問題」により、厳格な勤怠管理が必要になります。これらの業界において勤怠管理システムの導入は有効でしょう。
不正打刻の問題がある会社
従業員による不正打刻の課題を抱えている場合、勤怠管理システムの導入による解決が期待できます。それぞれのパソコンでしか打刻ができないシステムや、システムを介した管理体制は、不正や改ざんの防止にもつながります。
システムによっては顔認証機能に対応したものもあるため、なりすまし打刻の防止にも有効です。
勤怠情報の集計も自動化されるため、手作業による誤入力や計算ミスなども防止でき、正確な勤怠データの管理が可能です。
リモートワークを導入している会社
リモートワークを運用する上でも、勤怠管理システムがあると非常に便利です。
それぞれの環境からウェブ上で勤怠に関する申告や作業が行えるため、リモートワークのための勤怠管理体制を設ける必要がありません。
リモートワークを積極的に導入していきたい企業にとっても、勤怠管理システムがおすすめです。
勤怠に関するあらゆる業務を効率化する勤怠管理システムは、企業が抱える人事業務の課題の克服にもつながります。働き方改革による法改正や多様化する勤務形態にも対応できるため、長期的な視点でもメリットが大きいです。
JOEが提供する勤怠管理システムは、数十人から数万人まで多様な業種・業態に対応しています。簡単な操作で、出退勤打刻や申請が可能です。リアルタイムに従業員一人一人の勤務実態を正確に把握できます。働き方改革にも対応した勤怠管理システムを提供していますので、「勤怠管理システム」のページでサービス内容の詳細をご確認ください。
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