コラム
就業管理における課題とは？ 解決方法について解説
2024.03.15
就業管理は、社員の労働環境を良質に保つために欠かせないものです。しかし、適切な就業管理を目指す上で、労働時間を正確に把握することが困難なこと、たびたび改正される法令への対応が必要になるなど、さまざまな課題も挙げられます。今回は、そんな就業管理における課題と、その解決方法について解説します。
就業管理とは
就業管理とは、社員が法令や就業規則にのっとり、適切に労働できているかどうかを管理することです。ここではその目的や、勤怠管理との違いについて解説します。
就業管理の目的
法令や就業規則に反した働き方をしていないかを確認する就業管理は、労働環境を良質に保ち、社員の心身の健康を守るために欠かせないものです。
企業側が社員の労働時間、残業時間、有給休暇の取得率などを適切に管理することで、労働衛生を保つことを目的としています。
就業管理と勤怠管理の違い
就業管理とよく混同される言葉に「勤怠管理」があります。
勤怠管理とは、社員の労働時間や勤務状況を管理することです。具体的には、勤怠打刻などを通して始業時間・終業時間、休憩時間、遅刻・早退、休暇・欠勤などの出勤状況をチェックし、労働時間を管理することを指します。
つまり、就業管理と勤怠管理には、以下のような違いがあります。
- 就業管理：社員が規則にのっとり、適切に労働できているかを管理する
- 勤怠管理：社員の労働時間や勤務状況を管理する
「就業管理」についての詳細は「就業管理とは？ 勤怠管理との違いやシステムの選び方について解説」のページでも解説しています。合わせて参考にしてください。
就業管理における課題とは
ここからは、適切な就業管理を目指す上でよく挙げられる課題について解説します。
労働時間を正確に管理できていない
社内で適切な就業管理を行うためには、社員の労働時間を正確に把握することが欠かせません。
しかし、勤怠管理体制が不十分な場合、実際は社員が見えないところで残業をしていたり、有給休暇を十分に取得しきれていなかったりと、管理漏れが発生してしまいます。適切な就業管理を行うためには、労働時間を正確に把握するための勤怠管理体制が欠かせません。
社員の健康への配慮とサポート
就業管理の目的は、社員の心身の健康を守ることです。労働時間を把握することはもちろん、出勤や欠勤、休暇の取得状況から「働きすぎかどうか」を判断したり、有給休暇が取得できていなかったりする社員に対し、配慮やサポートを行うことも求められます。
しかし実際は、社員の労働状況や休暇の取得状況が不透明であったり、業務量の調整や適切な人員配置などの具体的なサポートにまでつながらなかったりと、課題解決にいたっていないケースもあります。
就業規則や法改正への対応
近年は働き方改革に伴い、法改正も頻繁に行われています。また、会社の方針で就業規則が変更されることもあるでしょう。
就業管理は、そうした法改正、就業規則の変更に合わせて対応することも求められます。特に法改正に対しては、内容を正しくキャッチアップして法令遵守を目指す必要があり、専門的な知識が管理側に求められる点も課題の一つです。
就業管理における課題の解決方法
就業管理において発生しやすい課題を解決する、2つの方法をご紹介します。
就業管理システムの導入
課題を解決しながら適切な就業管理を行うためのツールとして、就業管理システムがあります。就業管理システムでは、一人一人の社員の労働時間、休暇取得状況、時間外勤務時間を自動集計し、就業規則や法令に反した働き方になっていないかを管理できます。
労働時間を自動集計して管理できることから、入力ミスや見落としを防ぐほか、法改正やルール変更にもタイムリーに対応しながらの就業管理が可能です。
また、勤怠管理システムを就業管理に活用する方法もあります。勤怠管理システムでも、社員の労働時間や休暇の取得状況が把握できるため、それらの情報を基にして就業管理に応用することも可能です。
就業管理についての教育を行う
正しく就業管理を行うためには、社員に対して就業管理の重要性を周知することも欠かせません。特に実務に携わる社員に対しては、就業管理を行う目的や意義を理解してもらうことが重要です。
就業管理の重要性を理解していれば、正確な労働状況を把握することに対する責任感が生まれるほか、具体的にどんなサポートが必要かまで考える体制づくりにもつながるでしょう。一人一人の社員の心身の健康を守り、労働衛生を良質に保つために、就業管理に関する教育にも注力しましょう。
就業管理において発生する課題は、システムの導入や就業管理に関する教育によって解決を目指すことも可能です。就業管理システムや勤怠管理システムは、働き方改革にも対応しながら社員の労働環境を良質に保つツールとして役立ちます。
JOEが提供している勤怠管理システムは、就業管理にも活用いただけます。出退勤打刻や休暇申請などにも対応しているほか、企業ごとに設定された独自の就業規則にも柔軟に対応したシステムを構築できます。会社の規模に関わらず、多様な業種・業態に対応可能です。サービス内容についての詳細は「勤怠管理システム」のページをご確認ください。
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