コラム
タイムカードを電子化する方法と電子化の進め方
2023.08.31
働き方改革の実施に伴い、勤怠管理方法も見直しが求められています。
以前までは一般的だった紙のタイムカードによる管理体制では法対応が難しく、タイムカードの電子化を迫られることもあるでしょう。
今回は、タイムカードの電子化の目的から、その方法・進め方について詳しく解説します。これから勤怠管理の電子化を考えられている方は、参考にしてください。
タイムカードの電子化の目的
以前までは一般的だったタイムカードによる勤怠管理が、現在は電子化される傾向にあります。タイムカードの電子化は、より正確な勤怠管理や、多様な働き方への対応、人材不足による業務効率化などに有効です。
さらに、2024年4月1日から自動車運転業務の年間時間外労働上限が960時間に制限されることに伴う、いわゆる「2024年問題」や、長時間労働の常態化により勤怠管理が行われていないような職種の勤怠管理にも役立ちます。
ここでは、一つひとつの目的について解説していきます。
より正確に勤怠管理を行うため
働き方改革により、2019年以降は「時間外労働の上限規制」「年5日の年次有給休暇の取得」「労働時間の客観的な把握」などが義務付けられました。こうした義務を果たすためには、従業員の勤怠状況をより正確に把握することが求められます。
紙で打刻を行うタイムカードでの勤怠管理は、不正や改ざんを防止しづらいことなどから、正確な勤務時間・残業時間を把握することが困難です。また、有給休暇の取得状況など、勤怠情報全般をタイムカードだけで把握することもできません。
電子化を進めることで、正確な勤務状況や、休暇などを含めた従業員一人一人の勤怠情報を管理することができます。働き方改革に対応しながら、より正確に勤怠管理を行うことが、電子化の大きな目的です。
多様化する働き方へ柔軟に対応するため
新型コロナウイルス感染症の流行もきっかけとなり、テレワークやフレックス制など、働き方が多様化しています。紙のタイムカードによる勤怠管理体制では、こうした多様な働き方へ対応することが困難です。
勤怠管理体制を電子化すれば、パソコンやスマホを使って勤怠状況を把握することができます。また、有給休暇などの各種申請もWeb上で完結するため、多様化する働き方に対しても柔軟に対応可能です。
人材不足による業務効率化のため
紙のタイムカードは、勤怠管理者の業務工程が多くなりがちです。タイムカードの回収、表計算ソフトやシステムへの入力、返却、格納など、工数のかかる手作業がどうしても多くなります。
タイムカードの電子化により、これらの手作業をすべて効率化することが可能です。入力を自動化するほか、回収・返却・格納の手間もかかりません。人材不足が進む中、タイムカードの電子化によってこれらの工程を効率化できることには大きな意味があるでしょう。
2024年問題や長時間労働が常態化している職種への対応
タイムカードの電子化は、物流や運輸、24時間体制で稼働する病院など、勤怠管理が難しい業界・企業の勤怠管理にも役立ちます。
物流業界を例に説明しますと、物流企業では元より24時間稼働が多く、勤怠管理が難しいという特徴がありました。厚生労働省のガイドラインではタイムカードを勤怠管理の方法として推奨していましたが、タイムカードには不正な打刻や時間外労働の不正請求のリスクも存在していました。
さらに、トラックドライバーの長時間労働を改善することを目的として、2024年4月1日から自動車運転業務の年間時間外労働上限が960時間に制限されることに伴う「2024年問題」により、より厳格な勤怠管理が必要になります。
タイムカードの電子化により、スマートフォンなどのアプリで勤務時間を記録できるようになり、正確な勤怠管理が可能となります。
また、アプリによっては顔認証機能の付いているものなどもあり、他人による不正打刻を防ぐことができます。
タイムカードを電子化する方法
では具体的に、タイムカードを電子化するためにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、2種類の方法を紹介します。
タイムカードをOCRでスキャンして電子化する
一つは、タイムカードをOCRでスキャンし、電子データとして保管する方法が挙げられます。OCRとは、手書き文字が書かれた紙や印刷された文字をイメージスキャナやデジタルカメラで読み取り、デジタルの文字コードに変換する技術のことです。
打刻済みのタイムカードは、5年間保管することが義務付けられています。タイムカードをスキャンして電子化すれば、紙の場合に必要だった保管スペースは不要です。また、データ化することで従業員の勤務時間の確認や検索の手間も大幅に削減できるでしょう。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報をWeb上で一元管理できるシステムのことです。パソコンやスマートフォン上で行った出退勤打刻の情報をもとに、労働時間や残業時間もシステムが自動集計を行います。
商品によっては、有給休暇などの各種申請やシフト管理まで一括で行えるものもあります。働き方改革に対応した勤怠管理体制を整えるために、勤怠管理システムを導入する企業も多い傾向です。
タイムカード電子化の進め方
実際に、タイムカードの電子化を進めるための流れについてご紹介します。
ここでは、勤怠管理システムの導入による電子化を想定し、解説を進めていきます。
現在の管理方法や課題の洗い出し
システムの導入が決まったら、システムベンダーに対して自社の要求や課題をもれなく伝える必要があります。
システム導入後に「必要な機能が足りていなかった」「想定と違うシステムで使いづらい」などの問題が起きないよう、事前に自社の管理体制を把握することはもちろん、克服したい課題を洗い出しておくと良いでしょう。
洗い出しが終わった後はシステムベンダーによるヒアリングが行われますが、ここでも自社の課題や要求をしっかりと伝え、認識に誤解が起きないよう話し合いを行うことが大切です。
勤怠管理システムの設定～運用テスト
ヒアリングした内容をもとに、システムベンダーが実際に勤怠管理システムの設定を行います。
設定が終われば、運用テストに入ります。
システムベンダーの担当者によるテストのほかに、実際に勤怠管理業務を行う自社スタッフによる運用テストも行います。ヒアリング時に伝えた要求や課題を解決するシステムになっているかどうか、不都合な点がないか、多角的に確認しましょう。
勤怠管理システムの稼働
テストが終われば、いよいよ本格的に勤怠管理システムを稼働します。
テスト運用の段階ではでは見えてこなかった課題が、実際の運用を通して出てくる場合もあります。
社内の一部のスタッフだけでなく、システムの運用に携わる様々なスタッフたちからの意見も聞いてみると良いでしょう。
保守・メンテナンス
運用開始後は、保守・メンテナンスのフェーズとなります。何か不具合が発生したり、予期せぬシステムエラーが発生した場合、システムベンダーに連絡し保守・メンテナンスを行ってもらいます。
システムベンダーの選定の際は、システム稼働後のメンテナンスやアフターサポートが充実しているかどうかも考慮しましょう。
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