コラム
勤怠管理と給与計算システムの連携で得られるメリットとは
2023.09.21
勤怠管理システム、給与計算システムは、それぞれの業務を効率化させるために欠かせないツールです。また、勤怠管理・給与計算は関連性の高い業務のため、両システムを連携させることで、さらなる業務効率化を実現できます。
今回の記事では、勤怠管理システムと給与計算システムの連携で得られるメリットについて解説します。業務改善を目指したい方や、給与計算業務に関してお悩みの方は、参考にしてください。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、企業の勤怠管理に関する業務をサポートするシステムのことです。それぞれの従業員の勤怠に関する情報を、ウェブ上のクラウドやシステムを使って管理します。勤怠に関わる業務を効率化するほか、データ管理体制の整備が可能です。
出退勤管理
- パソコンやスマートフォンなどでの出退勤打刻
- 勤務日数、勤務時間、残業時間などの自動集計
休暇管理機能
- 有給休暇などの申請〜承認
- 従業員の休暇取得状況の確認
残業管理機能
- 残業や時間外勤務の申請〜承認
- 従業員の残業時間の把握
勤怠管理システムを利用することで、管理者はもちろん、各従業員の勤怠に関わる作業も簡潔に行えるようになります。打刻・申告漏れや入力ミスなどの人為的なミスの防止にもつながるでしょう。
働き方改革関連法で2024年4月1日から自動車運転業務の年間時間外労働の上限が960時間に定められます。トラックドライバーの健康を守る狙いで定められた制限で、いわゆる「2024年問題」と言われる問題です。
勤怠管理システムは、2024年問題への対応として、自動車運転業務の労働時間を正確に追跡・制限し、法令遵守をサポートします。また、人件費の最適化や労働力の適切な配分を助け、ドライバーの離職リスクを低減させることが期待できます。
給与計算システムとは
給与計算システムは、毎月必要な従業員の給与計算業務を効率化するためのシステムです。従業員の勤務時間や残業時間、休暇の取得状況や必要な手当に基づき、一人一人の給与計算を行います。
基本給、手当などはもちろん、税金や社会保険料、年金といった控除額も、法制度にのっとって自動的に算出が可能です。給与計算システムの導入により、手作業で行っていた業務を自動化できるため、大幅な業務効率化が期待できます。また、手作業で発生しがちな入力ミス、計算ミスなどを防止できる点も、大きなメリットです。
機能は商品やプランによって異なりますが、中には企業独自の特別手当や各種控除、複雑な計算ロジックにも柔軟に対応できるものや、給与明細や源泉徴収票まで発行できる機能を備えたものもあります。
勤怠管理システムと給与計算システムの連携で得られるメリット
勤怠管理システムと給与計算システムはそれぞれ導入するだけでなく、連携させることでさらに大きな効果を発揮します。ここからは、両システムの連携によって得られるメリットについて見ていきましょう。
業務効率の向上
給与計算業務には、従業員の勤怠情報が欠かせません。勤怠管理システムと給与計算システムの連携ができていない場合、紙の勤怠情報をエクセルに入力し、その後システムに移し替えるなどの手間がかかる場合があります。
両システムの連携ができれば、給与計算に必要なデータを勤怠システムに簡単に入力できるようになるため、業務効率化が可能です。
作業ミスの軽減
勤怠管理システム、給与計算システムの連携は、作業ミスの軽減にもつながります。
手作業による給与計算システムへの勤怠情報の移し替えは、入力ミスや、アップロード時のデータミスなどが起こり得ます。ミスを起こさないよう、何重にもチェックする体制をとり、時間をかけている企業もあるかもしれません。
勤怠管理システム、給与計算システムを連携させていれば、手作業での移し替えの際に発生しやすいミスを防止できます。
給与関連業務は、企業と従業員の信頼関係に直結する重要な業務です。勤怠管理・給与計算に関しては、できる限り人為的ミスの発生しにくい仕組みを作っておきましょう。
人的コストの軽減
勤怠管理システム、給与計算システムの連携によって、業務効率化やミス防止の体制が整えば、人的コストの削減も期待できます。
特に給与計算業務は、税制度や法律に関する専門知識が必要となるため、属人化しやすいのが課題です。しかし、システムを利用することで、誰もが簡単にわかりやすく業務を進められる体制を整えられます。
人的コストを削減し、少ない人数で給与計算業務を進められる分、コア業務をはじめ、他の業務にリソースをかけることができます。うまく運用すれば、組織全体の生産性の向上も期待できるでしょう。
就業管理への発展
就業管理とは、従業員の勤務時間、休憩、休日、残業等の労働時間を管理・監督するプロセスです。これは、法律や企業のルールに準拠して働く時間を適切に把握し、労働者の権利を保護するとともに、労働生産性やコスト効率を最適化するための手段として実施されます。
勤怠管理システムと給与計算システムを連携することで、就業管理はより正確かつ効率的になります。過不足なく給与が支払われ、法的な問題や労使間のトラブルを予防することができます。
勤怠管理システム、給与計算システムの連携により、さらなる業務効率化が期待できます。また、人為的ミスの防止や、人的コストの削減にもつながるなど、自社の生産性を高める効果も大きいです。勤怠管理や給与計算などの業務に関してお悩みの方は、今回の記事を参考にしてみてください。
人事システムを提供しているJOEでは、連携可能な勤怠管理システム、給与計算システムを展開しています。多くの企業の人事給与業務に長年携わってきた経験やノウハウを活かし、それぞれの企業の課題や雇用形態、人事給与規定などに対応した柔軟なカスタマイズが可能です。システム導入時はもちろん、導入後の保守から業務フローの改善まで、トータルサポートいたします。サービス内容について詳しくは「勤怠管理システム」「給与計算システム（Web明細含む）」のページをご確認ください。
