コラム
人事システムとは？ システムの種類や選び方も解説
2023.08.31
人事システムは、従業員データを一元管理するシステムです。
働き方改革などによる労働環境の変化にも対応でき、人事部門の業務を効率化する手段の一つとして挙げられます。中には、給与・勤怠などの人事管理に関する業務をシステム化できるだけでなく、タレントマネジメントに役立てられるものも存在します。
今回の記事では、そんな人事システムについて詳しくご紹介します。その種類や目的に応じた適切な選び方まで解説しているので、参考にしてください。
人事システムとは？
冒頭でもお伝えしましたが、「人事システム」とは、従業員データを一元管理するためのシステムです。
人事システムは、勤怠管理、給与計算、労務管理などの人事情報管理や、人材育成・採用、戦略人事などの人材マネジメントなどに活用できます。
また、上で説明した「人事システム」とは別に「人事にまつわるシステム」があります。
「人事にまつわるシステム」には従業員データの管理というよりも、勤怠管理システム、給与管理システムなど目的に特化した独立したソフトウェアです。さまざまな製品の中から、目的や予算に応じ、自社に必要な機能を備えたシステムサービスを選んで利用します。
人事システムの目的・種類
では具体的に、人事システムの主な導入目的・種類について詳しく見ていきましょう。
給与や勤怠などの人事管理システム
人事部門の給与計算や勤怠管理などの業務は、必要なデータの収集や手作業による入力などが積み重なり、時間と手間がかかるケースが少なくありません。
こうした業務は、人事管理システムの導入によって効率化することが可能です。入力・計算などの単純な作業やルーティーンワークも多いからこそ、システムとして定型化・自動化しやすい業務とも言えます。
業務の効率化を目的として給与や勤怠などをシステムで管理することにより、コア業務に集中しやすくなる効果が期待できるでしょう。
人材マネジメントシステム
企業の経営目標の達成には、適切なタレントマネジメントが非常に重要です。人事システムの中には、給与や勤怠管理だけでなく、人材マネジメントに活用できるものも存在します。
人材マネジメントシステムでは、従業員のスキルや経験、所有資格、評価などの情報もデータとして一元的に管理します。このデータを活用し、人材の適切な育成・配置・採用といったタレントマネジメントの実現を目指します。
人事にまつわるシステムの種類
人事にまつわるシステムは、大きく分けて以下の3つがあります。それぞれの特徴やメリットについて具体的に見ていきましょう。
給与計算システム
給与計算システムでは、勤怠データに基づき、給与・賞与の計算を自動的に行います。それぞれの企業の給与規程に合わせて計算式を構築し、企業独自の特別手当や各種控除、複雑な計算ロジックにも柔軟に対応が可能です。
表計算ソフトや電卓など他のツールを使わずに済み、シンプルな手順で進めることができるため、業務を大幅に効率化できます。また、手作業による人為的なミスの発生を防ぐメリットもあります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムでは、出退勤打刻や残業などの各種申請を含めて、従業員一人一人の勤怠管理が可能です。申請から確認までをウェブ上で完結できるため、業務にかかる工数を大幅に削減することができます。
また、近年は働き方改革による適正な労務管理、テレワークやフレックス勤務の普及などによる多様な働き方へのニーズが高まっています。多様化する働き方に対しても、勤怠管理システムを利用することで柔軟な対応が可能です。
人事評価システム
人事評価システムは、人材マネジメント系に分類されるシステムです。
従業員のスキルや経験、昇進歴や評価履歴などの情報を一元管理し、蓄積したデータをもとにした人事評価を行うことができます。
従業員一人一人の情報をデータ管理することで、表面的には見えづらい従業員の成果や能力の可視化も期待できます。従業員の適材適所への配置や人材発掘など、タレントマネジメントへの活用も可能です。
人事システムの選び方
人事システムを選ぶ際には、どのような基準で考えれば良いのでしょうか。
人事システムの選び方について詳しく解説します。
目的に見合った機能があるか
まずは、人事システムを導入する目的や、解決したい課題を明確にしましょう。それらに見合った機能を備えているかどうかで、どのシステムを利用するかを検討することが重要です。
人事にまつわるシステムには「給与計算システム」「勤怠管理システム」「人事評価システム」など、さまざまな種類があります。目的に応じてシステム化したい業務を洗い出し、自社の目的と合致する機能を備えた人事システムを選ぶようにしましょう。
導入サポート、アフターサポートが充実しているか
人事システムを選ぶ際には、サポート体制が充実しているものを選ぶことも重要です。
導入したシステムの運用が軌道に乗るまでの導入サポートはもちろん、実際に使い始めてから発生する、さまざまな疑問や課題に対して迅速に対応できるサービスが望ましいです。
たとえば、JOEの人事システムのサポート体制は、お客さまごとの担当制を採用しています。各企業の独自ルールや制度にも柔軟に対応しながら、手厚いトータルサポートが可能です。
実際に運用できるか
人事システムを、実際に自社で運用できるかどうかも重要な検討事項です。
「システム構築に必要な環境が整っていない」「ITに強い従業員がいない」などの問題が発生することも大いに考えられます。
運用できるかどうかの判断がつかない場合は、導入サポートが充実している製品やサービスを選択することが重要です。導入前に相談を受け付けている場合もあるため、できるだけ事前に懸念点を解消した上で導入を決めるようにしましょう。
コスト面で折り合いが付くか
人事システムの導入は、業務効率化が期待できる一方、コストが必要となります。機能やサービスをどこまで導入するかによって必要となるコストは変わってくるため、予算との折り合いをつけながら、自社にとってマイナスとならない範囲で導入を検討することが重要です。
システム導入によって削減が期待できるコストと、導入に必要なコストのバランスを考えながら、慎重に判断しましょう。
今回は、企業の人事業務を効率化する人事システムについて解説しました。
JOEの人事管理システムでは、給与計算業務で50年以上、利用者実績39万人以上の豊富な経験とノウハウを活かしたサービスを提供しています。
あらゆる業種・業態、勤務形態にも柔軟に対応し、幅広いニーズに合わせたシステムのご提案が可能です。サービス内容について詳しくは、「人事管理システム・申請ワークフロー」のページをご確認ください。
