コラム
人事システムを導入するメリットと導入時に確認すべきポイントとは
2023.08.31
人事部門の業務を効率化するための手段の一つとして、人事システムの導入が挙げられます。人事システムを最大限活用するためには、メリットを把握した上で導入目的を明確にしておくことが重要です。
今回は、人事システムを導入するメリットについて詳しくまとめました。同時に、導入時に確認すべきポイントも合わせて紹介しますので、参考にしてみてください。
人事システムとは
「人事システム」とは、従業員のデータを一元管理するシステムです。
基本的な個人情報から勤怠情報、スキル、業務経験、社内評価まで、あらゆる人事情報を一元的に管理することで、人事に関わる業務効率アップを実現します。
人事システムを導入する目的は、大きく2つに分かれます。
一つは勤怠管理、給与計算、労務管理などの人事・給与関連の業務への活用、もう一つはスキルの把握や人材育成、戦略人事などの人材マネジメントへの活用です。
自社が解決したい課題や導入目的に応じ、必要な機能を備えた人事システムサービスを選択することが求められます。
人事システムを導入するメリット：人事・給与関連
人事・給与関連の業務への活用を目的に人事システムを導入することで、主に以下の3つのメリットが得られます。
多様な働き方に対応できる
時短勤務やフレックス勤務、パート・アルバイトなどの時給制業務など、幅広い勤務形態の従業員がいる企業では、それぞれの働き方に対して給与計算や労務管理を行うことが求められます。また、最近ではリモートワークも浸透しており、働き方の多様化に伴って柔軟な対応が必要です。
人事システムは、さまざまな勤務形態に合わせた給与計算や労務管理に対応しています。多様な働き方に対しても、正確かつシンプルに管理できる点は大きなメリットの一つです。
人事業務の効率化ができる
従業員の人事情報や勤怠情報、給与計算など、人事部門で管理が必要な情報は多岐にわたります。それらを人事システムで一元管理することにより、それまで手作業が必要であった情報を自動で管理・計算できるようになります。
システムの導入によって、業務効率が上がるだけでなく、手作業による人為的なミスの防止も期待できます。人事担当者の負担を軽減し、コア業務により注力することも可能となるでしょう。
法令への対応
労働基準法などの法令は頻繁に追加や変更が行われます。
人事担当は特に、法令に関する専門知識や時事的な変化を把握しておくことが求められ、その分負担も大きくなりがちです。
人事システムを活用すれば、頻繁に更新される法令についても適切に対応できるため、安心して業務に集中することができるでしょう。
人事システムを導入するメリット：人材マネジメント
次に、人材マネジメントにおける人事システム導入のメリットについて見ていきましょう。
適材適所への配置
人事システムを活用することで、従業員のスキルや経験に関する情報についても一元的に管理できます。一箇所に集約することで管理に対するコストも削減できるほか、必要なデータや条件に基づいて簡単に検索を行うことも可能です。
たとえば、新たなプロジェクトの遂行に適した従業員を選抜したい場合は、必要と思われるスキルで検索をかけ、適した人材を探すことができます。蓄積した人事情報が引き出しやすくなることで、それまで以上に人材の適材適所への配置が実現しやすくなるでしょう。
埋もれている人材の発掘
人事情報を一元管理することで、表面的には見えづらいスキルや資格、経験も可視化されやすくなります。すべての従業員のスキルが明確になれば、それまで埋もれてしまっていた人材の発掘も期待できます。
データに基づいた適正な評価で、これまで隠れていたスキルが顕在化することもあるでしょう。資質や能力をそれまで以上に引き出すことにつながれば、パフォーマンスの向上も期待できます。
合理的な人材育成が可能になる
人材マネジメントや育成に関しては、個人の感覚や経験が基準になってしまいがちです。
しかし、人の印象による判断だけでは、どうしても必要だと思われるスキルに偏りが出てしまう、本人が本当に必要な学びが得られないなどの懸念も拭えません。
人材育成にも人事システムを活用することで、それぞれに必要なスキルや経験が明確になります。より合理的な人材育成が可能となり、従業員の満足度や効果の向上も期待できるでしょう。
人事システム導入時に確認すべきポイント
メリットの多い人事システムですが、導入時には確認しておくべきポイントも存在します。以下の4点を必ず事前にチェックしておきましょう。
導入の目的は明確か
人材システムを導入する前に、目的を明確にしておくことが重要です。目的が明確でないままに人事システムを導入しても、根本的な課題の解決につながらない可能性があります。
- 給与関連のルーティーンワークを効率化し、コア業務に集中したい
- 人材マネジメントに活用したい
- 人事給与業務のペーパーレス化を進めたい
目的を明確にしておくことで、希望する機能を備えた人事システムを適切に絞り込むことができるでしょう。
コスト面で折り合いが付くか
人事システムの導入を検討する場合、必要なコストについても考える必要があります。
システムを活用することで削減できるコストを想定した上で、予算と目的を照らし合わせることが重要です。自社にとってマイナスにならない範囲でのシステム導入を検討しましょう。
システムの拡張性や既存システムとの連携は可能か
すでに導入している人事システムがある場合は、現行のシステムも従来通り活用しながら、新たなシステムを併用していく選択肢もあるでしょう。既存のシステムとの連携が可能であるシステムが導入できれば、よりスムーズな運用が期待できます。
また、現時点では必要のない機能も、将来的に必要になるケースも十分に考えられます。システムの機能拡張が可能であるかどうかもあらかじめ考慮しておくことで、長期的に人事システムを有効活用することができるでしょう。
サポート体制が充実しているか
人事システムを選ぶ際には、導入サポートや、アフターサポートが充実しているサービスを選択することをおすすめします。
導入時に企業に合った活用法を提案してくれるだけでなく、導入後も操作に疑問が生じた場合やトラブルがあった際に、迅速に相談に応じてくれるサービスであれば安心です。機能性やコストの面だけではなく、サポート体制についても十分に検討しましょう。
人事部門は、業務範囲が多岐にわたるだけでなく、変わりゆく法令に対応するなどの専門性も求められます。人事システムは業務効率化につながるだけでなく、人為的なミスの防止や法令への対応も可能であるなど、メリットが豊富です。
導入を検討する際は、この記事を参考にしてみてください。
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サービス内容について詳しくはこちらの「サービス一覧」ページをご確認ください。
