コラム
Web給与明細システムとは？ 導入メリットや選び方
2023.10.04
ビジネス環境のペーパーレス化に伴い、給与明細についてもWeb上で共有できる「Web給与明細システム」が登場しています。システム導入を検討する際は、機能を理解した上で、自社に合ったものを選択することが重要です。今回の記事では、Web給与明細システムとは何か、メリットや選び方も含めて説明します。
Web給与明細システムとは
まずは、Web給与明細システムの概要について解説します。
Web給与明細とは
Web給与明細システムとは、従業員へ毎月渡す給与明細をWeb上で発行する仕組みのことです。
従来は、給与明細を印刷し、従業員一人一人に手渡しする形が一般的でした。Web給与明細システムを利用することにより、従業員はスマホやパソコンなどを使い、メールやWeb経由で自身の給与明細を確認することができます。
Web給与明細システムの機能
Web給与明細システムの基本機能は、従業員の給与データを取り込み、電子化した給与明細を発行することです。自社のルールにのっとり、給与や賞与など、明細内に載せるべき項目などを自由に編集できます。
一方で、従業員側はスマホやパソコンから、いつでもWeb上の給与明細を確認することが可能です。過去の明細をさかのぼって確認できるだけでなく、必要に応じて印刷もできます。
ビジネス環境のペーパーレス化が進む現代では、さまざまなWeb給与明細システムが登場しています。他にも、以下のような便利な機能が備わっているシステムもあります。
- 他のシステムと連携できる
- 24時間のサポート体制がある
- 源泉徴収票も発行できる
Web給与明細導入のメリット
具体的に、Web給与明細システムの導入にはどんなメリットがあるのかを解説していきます。
経費の削減になる
従来の紙による給与明細では、従業員全員分を印刷するコストが必要でした。しかし、Web給与明細システムは印刷の必要がなく、印刷にかかる経費を大幅に削減できます。また、配送などの対応をしていた企業は、配送にかかる経費も削減が可能です。
業務の効率化が可能
給与明細を印刷して渡す形式では、以下のような手間がかかることもありました。
- 明細の印刷
- 明細の封入
- 従業員への配布 など
Web給与明細システムであれば、これらの手間を省くことが可能です。業務効率化にもつながり、生産性の向上も期待できるでしょう。
どこでも給与明細を閲覧できる
Web給与明細システムを利用することで、従業員側もどこでも給与明細が閲覧できるようになります。場所を選ばず確認できるだけでなく、紛失する心配がない点も安心です。
また、昨今は働き方改革により、テレワークやフレックス制など、働き方も多様化しています。その場合も、Web上で給与明細をやり取りできればスムーズです。
Web給与明細システムの選び方
さまざまなWeb給与明細システムが登場する中で、自社に合うものを選ぶためのポイントについて解説します。
自社に合った機能があるかどうか
Web給与明細システムは、商品によって機能の範囲が異なります。大きく分けると、タイプは主に3つです。
- 専用型：Webによる給与明細の発行・閲覧に特化したもの
- 給与計算一体型：給与計算に関する機能を備えたもの
- 労務管理一体型：労務管理に関する機能を備えたもの
例えば、給与計算に関する業務は整備できており「給与明細の発行機能だけを備えたい」という場合は、専用型のシステムがおすすめです。一方で、給与計算や労務管理に関する仕組みも一気に整備したい場合は、給与計算一体型、労務管理一体型を選択するとよいでしょう。
自社の業務状況や克服したい課題を整理した上で、必要な機能を備えたシステムを選択することが重要です。
操作が容易か
Web給与明細システムは、できる限り操作がシンプルで、誰でも利用しやすいものを選択することをおすすめします。
操作性が複雑な場合、業務効率化が見込めなかったり、業務が属人化してしまったりと、結果的にメリットを得られません。また、給与明細を閲覧する従業員にとっても利用しやすいものでなければ、給与明細が受け取れないといった問題が発生してしまいます。
Web給与明細システムを選ぶ際は、ITに不慣れな従業員にとっても利用しやすいシステムを選ぶとよいでしょう。
アフターサポートが充実しているか
システム導入時はもちろん、アフターサポートも含めて充実しているWeb給与明細システムであれば安心です。
給与に関する業務は、従業員との信頼関係にも関わります。システムに何かあった場合などに、迅速に対応し、相談やサポートに応じてもらえるかどうかもシステム選びには重要です。
勤怠管理システムとの連携は可能か
勤怠管理システムなど、すでに導入しているシステムがある場合は、Web給与明細システムと連携が可能かどうかも確認しましょう。
勤怠管理システムとWeb給与明細システムを連携することで、毎月の従業員の勤怠情報を給与明細システムに共有することができるため、計算のための集計コストが削減されます。
Web給与明細システムは、ビジネス環境のペーパーレス化が進む現代において、さらなる業務効率化が期待できるシステムです。導入を検討する際は、今回の記事を参考にしてください。
人事システムを提供しているJOEは、Web給与明細に関する機能を備えた給与計算システムを展開しています。各企業の課題や雇用形態、人事給与規定などにも対応した柔軟なカスタマイズを通じて、まるで自社開発したかのようなシステムの実現が可能です。また、システム導入時はもちろん、導入後も高い専門性を持つ担当者がトータルサポートいたします。JOEが提供するサービス内容について詳しくは「給与計算システム（Web明細含む）」のページをご確認ください。
