コラム
BPOが業務効率化に繋がる理由とは？ 導入の流れとメリットについて解説
2024.04.15
社内の業務効率化を実現する方法の一つに、BPOの導入が挙げられます。業務の外部委託によるメリットを最大限得るためには、導入前の準備や慎重な委託先の選定などが重要です。今回の記事では、BPOが業務効率化につながる理由、導入の流れとメリットについて説明します。
BPOが業務効率化に繋がる理由
BPOは、企業が抱える業務を外部の企業などに委託することです。例えば、人事業務であれば、給与計算や勤怠管理、採用業務、人材育成など、幅広い業務を委託できるサービスが展開されています。
業務を外部委託することにより、自社のリソースをコア業務に集中させられるようになります。これまで間接業務に従事していた人材を、成長事業やコア事業にまわすことも可能となるでしょう。生まれたリソースを企業の商品開発・営業などに注力することができれば、業務効率化や収益の向上も期待できます。
BPOはうまく利用することで経営資源・人的資源の最適化にもつながることから、幅広い意味での業務効率化を実現するサービスと言えます。
BPO導入のメリット
さらに具体的なBPO導入のメリットについて見ていきましょう。ここでは、業務効率化の観点からご紹介します。
法改正への対応
BPOでは、その業務に高い専門性を持つ人材に業務を委託できます。業務に関わる法律が改正された場合も、専門家がタイムリーに対応するため、自社に負担がかかりません。
自社で業務を行う場合は、法改正があった場合にどうしてもキャッチアップする労力や時間がかかります。特に働き方改革に伴って頻繁に法改正が行われる人事業務に関しては、BPOによって法改正への対応コストを軽減することで、業務効率化につなげられるでしょう。
社員の退職リスクへの対応
専門性の高い業務を自社で進める場合、必要な知識やノウハウを備える特定の人材に業務が属人化する可能性が高いです。属人化した状態では、その社員が休職・退職する場合などに、新たに育成や教育が必要となってしまいます。
業務を外部に委託するBPOを活用すれば、そうした社員育成に必要な時間やリソースの削減、業務の属人化、退職リスクの対策にも繋がります。
BPOの詳しいメリット・デメリットについては、以下の記事でも紹介しています。こちらも参考にしてください。
「BPOのメリット・デメリットは？ どんな業務が対応できる？」
BPO導入の流れ
ここからは、BPOを導入する場合の大まかな流れについて、ステップごとに解説します。
1.目的と課題の明確化
まずは、BPOを導入する目的と、導入によって解決したい課題を洗い出すことが重要です。
例えば人事業務にBPOを導入したい場合「コア業務のリソースを今以上に確保したい」「負担を減らしながら、業務の質を向上させたい」など、実現したいことや抱えている課題があるはずです。それらを明確化・可視化することで、どんなサービスや機能を備えたBPOが自社に適しているかが見えてくるでしょう。
2.提案依頼書（RFP）の作成
提案依頼書は、自社の業務を外部に委託する際、委託先に提出する書類の一つです。自社が解決したい課題や委託の目的、希望などを詳しく記載し、相手に提案することを目的としています。
具体的な提案依頼書を作成しておくことで、アウトソーシング先を選定する際に、相手企業への提案がスムーズになります。委託先への相談時に提案内容の差が生じにくくなるため、見積もりやサービスの比較もしやすくなるでしょう。
3.アウトソーシング先の選定
作成した提案依頼書を活用しながら、アウトソーシング先を選定していきます。自社が委託したい業務に対する専門性を持っているか、希望に応じたサービスを展開しているかなど、提案依頼書の内容に沿って確認しながら、最適なBPO先を決定しましょう。
4.ヒアリング・調査を受ける
委託先が決まれば、担当者による自社の業務のヒアリング・調査が始まります。BPOサービスの中には、自社の独自ルールにも柔軟に対応できるものもあるため、現状の業務フローやルールなど、できる限り細かく共有しましょう。
5.業務プロセスの最適化
ヒアリング・調査が一通り終われば、委託先の担当者が現状の業務プロセスを整理していきます。専門家による視点が入ることで、無駄が発生しているフローや属人化している業務など、課題が明らかになるでしょう。これにより、自社の業務プロセスが最適化されることが期待できます。
6.試験運用～運用開始
業務内容の整理と最適化が完了すれば、BPOサービスの試験運用がスタートします。この段階で、問題がないかを多角的に確認し、気になることはすばやく担当者に相談することが重要です。試験運用でも問題がなければ、本格的な運用へと入っていきます。
JOEが提供するBPOサービスの特徴
幅広い人事システムを展開しているJOEでも、「人事給与業務アウトソーシング（BPO）」のサービスを提供しています。JOEのBPOサービスの特徴は、以下の3点です。
人事給与業務に携わって50年
JOEには、約50年にわたり数多くの企業の人事給与業務をサポートしてきた実績があります。企業ごとに異なる課題やニーズにお答えしてきた、その豊富な経験とノウハウを生かした質の高いサービスの提供が可能です。
社内の独自ルールに対応
人事給与業務には、社内独自のルールや就業規則がある企業がほとんどです。JOEはBPOの導入にあたり、入念なヒアリングを実施します。高い専門性を持つスタッフが担当制でお客さまをサポートいたしますので、企業ごとに異なるニーズやルールにも柔軟に対応可能です。
セキュリティ・BCP対策
BPO導入時に懸念されるのが、情報漏洩の課題です。JOEはそうした課題を解決すべく、情報セキュリティ対策にも注力しています。給与計算やマイナンバーなども、自社で取り扱うよりもリスクが軽減できるような対策で情報を守ります。また、万が一自社が被災した場合に備えたBCP対策にも対応可能です。
自社の目的や課題に対応したBPOサービスを選定できれば、メリットを最大限生かした業務効率化が期待できます。導入時のステップや注意点を理解しておくことで、最適なBPO先が見つかりやすくなるでしょう。BPOの導入を検討する際は、各企業の独自ルールにフィットしたサービスを提供するJOEの人事給与業務アウトソーシングもご検討ください。サービスの詳細は、「人事給与業務アウトソーシング（BPO）」のページをご覧ください。
