コラム
人事業務の効率化につながる3つの方法とは
2023.08.31
人事業務は「給与・労務管理」「人材マネジメント」など、企業経営を支える重要な業務を多数抱えています。特に重要なコア業務に力を入れていくためにも、業務効率化は重要な課題の一つと言えるでしょう。
そこで今回は、人事業務の効率化につながる3つの方法をご紹介します。
「業務が複雑で何から改善すればいいかわからない」「専門性が求められる業務に特定の人間しか取り組めない」といったお悩みを抱えている場合は、ぜひ参考にしてください。
人事業務の効率化方法1：人事システムの導入
まずは、人事業務の効率化方法の一つ目として「人事システムの導入」について解説します。
人事システムとは
「人事システム」とは、従業員のデータを一元管理するシステムです。
名前や住所などの基本的な個人情報から勤怠情報、スキルや評価、業務経験まで、あらゆる人事情報を一元的に管理することで、人事業務の効率化を実現します。
人事システムを導入する目的は、大きく2つに分かれます。
一つは勤怠管理、給与計算、労務管理などの「人事・給与関連」、もう一つはスキルの把握や人材育成、戦略人事などの「人材マネジメント」です。
自社の目的に応じ、必要な機能を備えた人事システムを選択できます。
人事システムでできること
たとえば、人事・給与管理を目的として人事システムを導入した場合、多岐にわたる人事業務を進行しやすくすることが期待できます。
- 手作業の削減
- 紙や表計算ソフトを使用した業務の削減
- 法令への柔軟な対応
- 特定の業務における属人化の解消
「コア業務への注力」「人員削減」などの目的がある場合は、人事システム導入による業務効率化によって、その実現に近づくことができるでしょう。
人事業務の効率化方法2：業務アウトソーシング
人事システムを導入する以外に、業務アウトソーシングを採用するという方法もあります。
人事業務アウトソーシングとは
人事業務アウトソーシングとは、人事に関する業務を他企業などの外部へと委託することです。
最近では給与計算や勤怠管理、労務管理だけでなく、面接などの採用業務、人材育成など、幅広い人事業務を請け負うアウトソーシングサービスも充実しています。
外部に委託することによって、人材不足の解決も期待できます。
人事業務アウトソーシングでできること
人事業務のアウトソーシングによって期待できるのは、業務効率化や人員削減だけではありません。
人事業務に特化したアウトソーシングサービスで作業を行うのは、業務に対する専門性も高いプロフェッショナル達です。
人事に関する専門知識を持ったプロに業務を委託することで、自社だけでは得られない専門ノウハウを得ることも期待できます。
また、頻繁に改正が行われる法令対策に関しても、人事業務に特化した委託先に任せることで、漏れなく安心して対応することが可能です。
人事業務の効率化方法3：業務の可視化やマニュアルの整備
上記以外の方法として、業務の可視化や、マニュアルの整備も、業務効率化においては重要です。
業務を可視化し作業時間を把握する
業務効率が悪いと感じる原因の一つに、業務が可視化されていないことが挙げられます。
その場合はまず、人事が担当している全業務を洗い出してみましょう。
それぞれの業務がいつ発生するのか、どれくらいの工数がかかっているのかを可視化することで「どこに無駄が発生しているのか」「特定の人物に業務が偏っていないか」などの実態把握につながります。
手間のかかる作業のため、つい後まわしになりがちですが、一度しっかりと人事業務全体と向き合うことが、業務効率化を向上させるための重要なポイントとなります。
マニュアルの整備による業務の平準化
マニュアル整備は、業務効率をアップさせる上で欠かせない手段です。
マニュアルが整っていることで「特定の人しか仕事ができない」「引き継ぎに時間がかかる」などの課題の解消につながります。
特にマニュアル作成においては、以下のことを意識することが重要です。
- 誰にとってもわかりやすいクオリティのものを作る
- できるだけ全業務を網羅する
業務をできる限り平準化することで、誰もが業務に取り組みやすくなり、引き継ぎなどもスムーズに行うことができます。業務効率アップを目指したい場合はまず、マニュアルの整備についても検討してみてはいかがでしょうか。
人事部門は業務が多岐にわたるだけでなく、専門的な知識が必要なものもあるなど、特に業務効率化が求められる分野です。社内でお悩みを抱えている場合は、上記の方法も検討してみてください。
「自社の状況に合わせて迅速に業務効率を上げたい」「信頼できるサービスに委託したい」という場合は、人事システムの導入やアウトソーシングがおすすめです。
JOEは、豊富なノウハウを活かし、お客さまの課題に合わせた最適なサービスをご提供します。システム導入・保守から業務フローの改善までトータルサポートいたしますので、まずはお気軽にご相談ください。
